本文目錄

1. 會議接待流程及標準
2. 行政接待之會議接待
3. 行政辦公室的接待工作內容和特點

會議接待流程及標準如下：

一、會前。

1．與會議主辦方洽談。

2．提供會議所需要的.機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方。

3．派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

4．確定方案，簽訂合同，預付定金。

二．會中。

1．會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2．會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4．會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5．會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

6．會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

7．會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8．會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

三．會后。

1．結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。

行政會議接待，Rukia's Manual

一、接待準備階段工作流程

接收接待信息：

1.確保相關責任人知曉嘉賓來訪事項。

2.及時落實來訪對接聯絡人及聯系方式。

3.確定來訪時間。

4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯絡人是否有會議資料需要提前拷貝。

注意：a.編寫會議議程時，涉及保密內容需要回避。

b.注意措辭：一般上級單位為“指導”，平級單位為“交流”。

5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務、人數等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應職位的領導參與接待。（只多不少）

6.確認是否安排住宿、接送機/站、用餐，至少提前一天確認。

二、確定接待責任部門，明確責任人：

責任人需要全程負責接待任務，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求后，向領導（接待責任人）進行請示，并請示領導是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環節。

三、確定接待方案，根據來訪人員級別不同，安排不同標準的接待安排。原則上提前一天落實所有接待事項。

1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。

2.請示領導是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。

3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調試媒體設備!

四、制定接待WBS及日程安排，發送至各責任人。

1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關責任人的工作職責均分配到個人，并交由負責此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發送給相關接待人員及相關部門責任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。

2.涉及黨政機關接待，WBS中不得出現“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發送給相關領導。

3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關責任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時間。（涉及團體合影需提前確認站位，根據人數提前擺放站架或椅子。）

4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。

接待進行階段工作流程：

五、門廳迎接來訪人員：

1.提前預留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達10分鐘前，接待人員在門廳準備迎接。

2.接待人員在陪同高層領導見嘉賓之前，提前告知高層領導來訪人員的級別及相關工作性質。

3.在嘉賓抵達時，接待人員主動引導我方高層領導與重要嘉賓寒暄。

六、座談交流：

1.如安排公司參觀，則先進行講解參觀。

2.涉及黨政重要機關來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯絡人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。

3.根據參觀時間做預判，提前5分鐘確認是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。

4.根據會議接待性質安排會務服務人員，會務秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機密內容，會務服務人員由內部安排。

5.會議結束前10分鐘，安排引導人員就位。如需合影則根據需要提前安排好站架或椅子。接待結束階段工作流程

七、會后工作：

1.及時整理相關材料，包括會議紀要、接待總結、合影及宣傳物料，發送給相關領導。

2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。

3.對接宣傳人員做好會后報道。

4.如有回函和費用結算等事項也需要盡快完成。

行政辦公室的接待工作是一件細心的工作，那內容和特點具體有哪些呢?下面是我給大家搜集整理的行政辦公室的接待工作內容和特點文章內容。歡迎閱讀!

行政辦公室接待工作的主要內容包括以下幾方面：第一，迎接來訪人員。迎接來訪人員是接待工作的第一個環節，這一環節需要提前與對方接洽，知曉來訪時間、人員，并根據來訪人員的目的、規模安排相關行政工作人員做好歡迎活動的準備。第二，安排好來訪人員的行程。在于對方充分溝通的前提下，為來訪人員制定訪問期間的行程安排，并在征求對方同意后，制定相應的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根據來訪人員數量、級別，安排相應的食宿接待項目，為來訪人員在訪問期間提供舒適的居住和飲食服務。第四，協調辦理訪問事項。就來訪人員的訪問目的，做好訪問期間的具體事務協調工作，按照事先的接待方案，做好交通服務、意見傳遞工作，確保來訪人員能夠準時抵達訪問地或及時轉場，并及時解決來訪人員提出的要求和問題。第五，做好歡送工作。結束來訪形成后，接待人員需要按照事先制定的方案，做好歡送活動，讓來訪人員滿意而歸。

行政辦公室接待工作具有以下特點：第一，時效性。來訪人員一般都有一定的訪問期限，在不同訪問事項間，也需要系統的時間安排，并做到事項間的緊密銜接。第二，突然性。有些來訪人員是突然抵達的，這時的接待工作就存在立即啟動的問題，這種突然性的接待對組織行政接待能力是一次巨大的考驗。第三，接待方案的可變性。由于來訪人員有臨時的訪問需求或是組織接待工作因特殊情況需要作出調整，接待工作中時常會出現對接待方案的變動和調整，這也就需要接待人員能夠根據方案的改變而做好相關的溝通、協調和服務工作。

細節管理

行政辦公室接待工作的細節管理決定了接待工作質量的好壞。接待工作的細節管理主要體現在服務的細節上，如：準時迎接來賓，為來賓安排舒適的客房，針對來賓的需求和個人習慣提供可口的飲食服務。如有會議或集體活動安排，還需做好現場的服務和協調工作，例如文件資料的準備和送達，會議現場的布置，設備的調試，現場茶水服務等。

(一)計劃安排不到位

由于接待工作具有一定的突然性，很有可能會導致接待方的措手不及。這一問題尤其表現在計劃工作不到位。接待方沒有及時制定出周密的接待計劃，對來賓的訪問行程安排、時間控制、接待人員的安排等沒有細致考量，導致了接待過程中手忙腳亂、頻頻出錯。

(二)溝通協調機制不完善

接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項工作還需要與其他部門的緊密協調和配合。例如，接待人員需要與酒店聯系住宿和餐飲服務，需要預定會議活動的場館，需要與來賓接洽了解來賓的具體需求，并及時將來賓需求反饋給借貸方等等。這些溝通協調工作是確保接待工作順利進行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協調工作，使得來賓的意見得不到及時的傳達，需要辦理的接待事項沒有及時辦妥，影響了接待的質量。

(三)接待人員的素質有待提高

接待工作的主體組織行政辦公室的工作人員，這部分人員的素質決定了接待工作的質量和效率。目前有些組織的接待人員的專業素質不高，表現為時間觀念不強、服務技能缺乏、組織協調能力差、工作責任心不強等。

記敘文寫作有六要素，即：時間、地點、人物、起因、經過、結果。類似的，在接待工作中也相應存在六要素:時間、地點、來賓、事前、事中、事后。分別與記敘文的六要素對應，但卻有自己不同的內涵和功用。在實際工作中，接待不僅僅是各項具體接待禮儀的熟練掌握，也是一種具有普遍意義認識規律的總結。只有抓住這六要素，將之正確地運用于日常接待，才能最大限度地避免失誤。

(一)時間是我們日常生產生活的重要尺度和依據。每遇到一項接待任務，第一反應應該是立即理清此項接待任務所包含的所有時間要素。如來賓出發、到達、參觀和交流座談時間等，并借此確定我方人員的準備、迎接和陪同時間。需要注意的是，由于時間的單向流動性，在涉及與時間有關的具體安排時，一定要留足充分的緩沖回旋余地，防止因為突發事件引起時間上的沖突和誤差。同時，在確定的時間范圍內，要根據來賓行程的變動和己方實際的接待條件，靈活調整不同活動的時間順序，例如考慮乘坐不同的交通工具，選擇不同參觀路線對具體時間的影響，一成不變只會造成接待工作的被動。

(二)地點與時間存在一種不可分割的辯證關系。在清楚接待任務中的相關時間信息后，下步應將來賓當前的位置、沿途經過的地點、迎接的地點以及座談、參觀、宴請、住宿等有關地點的情況了然于胸。將各時間點與不同地點一一對應，通過合理的路線設計，將這些地點連接起來，形成一幅條理清晰、脈絡分明的接待路線圖。在具體接待中，時間和地點往往是相互影響的，地點選擇的恰當，可以為工作爭取時間，時間控制得合適，也可以為地點的變化提供更多的選擇，因此，應充分考慮各個地點的周邊環境以及地點變換中可能出現的情況，保證接待服務順暢有序。

(三)來賓是接待工作直接面對的對象。來賓滿意與否是接待水平最直接的體現和反映，決定了接待的成敗。因此，不能簡單地停留在了解來賓的人數、姓名、年齡、性別、民族和職務等客觀信息，停留在關注這些客觀信息的變化上，更重要的是在接待中，能綜合分析這些信息中所蘊涵的內在特性，根據不同的環境背景，隨時把握人物的心理需求和情緒動態。知己知彼，再利用各種禮儀規范，以熱心、耐心和細心服務來賓，就可避免接待成為流水線上冷冰冰的作業流程，雖然正確但是缺乏必要的感情和打動人心的力量。簡言之，賓至如歸是接待的服務理念，只有讓來賓體會到一種自然、溫馨和美好的感受，才能給來賓留下難以忘懷的印象，才能使接待工作在眾多的工作中脫穎而出，創造并打響自己的服務品牌。

(四)接待前的重點是做好各項工作的計劃安排。事前考慮周全，盡可能將所有可能出現的情況和應對方式準備充分。在此基礎上，制定詳細周密的接待方案。按照來訪目的和己方領導的要求指示，整體考慮接待行程，合理安排吃、住、行、觀、談等各個方面。計劃的優點，一是可以盡量避免接待中出現未知事項，使整個接待流程處在可控的范圍內。二是即使接待中出現事先未預料到的變化，也可以做到臨事不慌、有條不紊，避免因時間緊迫、頭緒諸多而出現手足無措或遺漏事項的情況。

(五)接待中的重點是充分把握接待工作的靈活性特點。因地制宜，因時制宜，以接待方案和計劃為依托，以具體的接待禮儀規范為框架，但又不拘泥于接待方案和具體禮儀，靈活機動地處理接待中遇到的問題。這就好比下象棋，開局通常有一定的章法和套路，每個棋子也都有自己的移動規則，但是棋入中盤，更多就是在遵守規則前提下的隨機應變、出奇制勝。因此，要根據來賓的需求變化及時調整自己的接待行為，使自己的服務緊跟來賓的步伐，同時，不斷增強主動服務的意識，某些情況下要實現超前服務，讓來賓能不時體驗到一種驚喜和滿足，從而更好地提升自身接待工作的滿意度。

(六)接待后的重點是做好收尾工作和接待經驗的總結提煉。某些接待在來賓離去之后，仍會有一些后續工作，比如相關材料的整理發送和照片、紀念品的發放。這些工作一般較為瑣細且處理周期長，在缺少接待氛圍的情況下處理，很容易因為放松和懈怠而出現拖延或遺忘的情況，因此，要特別注意后續工作的檢查銷項，防止“行百里者半九十”的情形發生。做好接待經驗的總結提煉工作是接待工作不可或缺的環節，不能因為一次接待任務的完成而心滿意足。但凡經驗都具有連續性和繼承性，要從每次接待中找出具有普遍性、規律性的經驗，將之上升為理論方法固化下來，并在今后的接待中不斷檢驗補充完善。對于能體現接待特色的獨有做法，要將之歸納整理，形成不斷完善的接待案例，以備日后工作查漏補缺、借鑒使用，使接待工作既符合一般的禮儀程序，又具有自己獨特的風格。

以上所說的六要素，共同構成接待工作的有機整體。不同要素之間的關系是相輔相成、不可分割的。在整體把握六要素的基礎上，抓住不同要素的特點，就能基本保證接待任務不出差錯。當然，不出差錯不是我們接待的目的，也不等于工作出色，要成為一個接待有心人，還要注意在日常工作中保持積極負責的心態和旺盛的工作熱情，多留心，多學習，養成敏銳的洞察力，耐心細致的工作作風，同時，不斷提升自身的道德素養，培養深厚的文化底蘊，只有這樣，才能在在接待工作中由循規蹈矩走向收放自如。

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