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行政會議接待，Rukia's Manual
一、接待準備階段工作流程
接收接待信息：
1.確保相關責任人知曉嘉賓來訪事項。
2.及時落實來訪對接聯絡人及聯系方式。
3.確定來訪時間。
4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯絡人是否有會議資料需要提前拷貝。
注意：a.編寫會議議程時，涉及保密內容需要回避。
b.注意措辭：一般上級單位為“指導”，平級單位為“交流”。
5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務、人數等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應職位的領導參與接待。（只多不少）
6.確認是否安排住宿、接送機/站、用餐，至少提前一天確認。
二、確定接待責任部門，明確責任人：
責任人需要全程負責接待任務，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求后，向領導（接待責任人）進行請示，并請示領導是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環節。
三、確定接待方案，根據來訪人員級別不同，安排不同標準的接待安排。原則上提前一天落實所有接待事項。
1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。
2.請示領導是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。
3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調試媒體設備!
四、制定接待WBS及日程安排，發送至各責任人。
1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關責任人的工作職責均分配到個人，并交由負責此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發送給相關接待人員及相關部門責任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。
2.涉及黨政機關接待，WBS中不得出現“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發送給相關領導。
3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關責任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時間。（涉及團體合影需提前確認站位，根據人數提前擺放站架或椅子。）
4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。
接待進行階段工作流程：
五、門廳迎接來訪人員：
1.提前預留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達10分鐘前，接待人員在門廳準備迎接。
2.接待人員在陪同高層領導見嘉賓之前，提前告知高層領導來訪人員的級別及相關工作性質。
3.在嘉賓抵達時，接待人員主動引導我方高層領導與重要嘉賓寒暄。
六、座談交流：
1.如安排公司參觀，則先進行講解參觀。
2.涉及黨政重要機關來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯絡人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。
3.根據參觀時間做預判，提前5分鐘確認是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。
4.根據會議接待性質安排會務服務人員，會務秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機密內容，會務服務人員由內部安排。
5.會議結束前10分鐘，安排引導人員就位。如需合影則根據需要提前安排好站架或椅子。接待結束階段工作流程
七、會后工作：
1.及時整理相關材料，包括會議紀要、接待總結、合影及宣傳物料，發送給相關領導。
2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。
3.對接宣傳人員做好會后報道。
4.如有回函和費用結算等事項也需要盡快完成。
1、統籌管理的原則：機關的接待工作統一由辦公室負責管理，并具體承辦接待工作。
2、對口接待的原則：聯系工作需要接待的，原則上對等、對口接待。
3、事前審批的原則：所有接待事項，必須事先按規定的審批程序報批，未經批準的接待費用不得報銷。
4、勤儉節約的原則：接待工作既要熱情周到，禮貌待客，又要厲行節約，嚴格控制經費開支，杜絕奢侈浪費。
5、定點接待的原則：區別不同接待對象，確定在市簽約的不同賓館（飯店）接待。需安排在其他飯店就餐的，須經主要領導或辦公室主任同意。
擴展資料：
《黨政機關國內公務接待管理規定》
第十三條縣級以上地方黨委、政府應當根據當地經濟發展水平、市場價格等實際情況，按照當地會議用餐標準制定本級國內公務接待工作餐開支標準，并定期進行調整。
接待住宿應當按照差旅費管理有關規定，執行接待對象在當地的差旅住宿費標準。接待開支標準應當報上一級黨政機關公務接待管理部門、財政部門備案。
第十四條接待費報銷憑證應當包括財務票據、派出單位公函和接待清單。
接待費資金支付應當嚴格按照國庫集中支付制度和公務卡管理有關規定執行。具備條件的地方應當采用銀行轉賬或者公務卡方式結算，不得以現金方式支付。
第十七條縣級以上黨政機關公務接待管理部門應當會同有關部門加強對本級黨政機關各部門和下級黨政機關國內公務接待工作的監督檢查。監督檢查的主要內容包括：
（一）國內公務接待規章制度制定情況；
（二）國內公務接待標準執行情況；
（三）國內公務接待經費管理使用情況；
（四）國內公務接待信息公開情況；
（五）機關內部接待場所管理使用情況。
黨政機關各部門應當定期匯總本部門國內公務接待情況，報同級黨政機關公務接待管理部門、財政部門、紀檢監察機關備案。
第十八條財政部門應當對黨政機關國內公務接待經費開支和使用情況進行監督檢查。審計部門應當對黨政機關國內公務接待經費進行審計，并加強對機關內部接待場所的審計監督。
第十九條縣級以上黨政機關公務接待管理部門應當會同財政部門按年度組織公開本級國內公務接待制度規定、標準、經費支出、接待場所、接待項目等有關情況，接受社會監督。
第二十條各級黨政機關應當將國內公務接待工作納入問責范圍。紀檢監察機關應當加強對國內公務接待違規違紀行為的查處，嚴肅追究接待單位相關負責人、直接責任人的黨紀責任、行政責任并進行通報，涉嫌犯罪的移送司法機關依法追究刑事責任。
第二十一條積極推進國內公務接待服務社會化改革，有效利用社會資源為國內公務接待提供住宿、用餐、用車等服務。推行接待用車定點服務制度。
參考資料來源：百度百科-公務接待
1)會場工作人員必須服從上級領導的安排，按照企業規定行事，如實匯報工作，維護上級的威信。遇到問題應及時請示，主動履行職責，細心觀察，善于分析，努力提升服務水平，勇于承擔責任。
2)尊重同事，與同事友好相處，通過友好的態度和舉止建立信任和友誼。
3)協調友鄰部門，會議接待服務需要各部門的協作。要有全局觀念，從整體出發，不能只考慮個人利益，將整體利益放在首位，以協調各方資源，共同完成工作。
4)代表到前臺簽到時，工作人員要起立，熱情接待。與客人交談時，態度要自然大方，避免生硬粗魯，展現出友好和專業的形象。
5)酒店門口迎接服務的順序原則上按照先主賓，后隨員，先女賓、后男賓的順序。幫助客人將行李送到簽到臺或前臺，協助辦理簽到手續。
6)保持日常工作的環境安靜，搬動家具或辦公用品時避免發出過大聲響。禁止大聲喧嘩、開玩笑、聊天、哼唱歌曲。對客人的呼喚不應聲音過高，距離較遠時可通過點頭示意。對擾亂室內安靜的行為要婉言勸止。
7)當客人尋求幫助時，如客人是站立狀態，工作人員應起立，用溫和耐心語氣回應。處理問題時，語氣要委婉，如無法立即解決問題，不要輕易允諾，可表示將向相關人員請示后回復，并記下客人的聯系方式，以便及時答復。
8)舉止要莊重、文明，無論站立或坐著，姿勢要端正。交談時不要用物品指著對方，也不要抓頭、搔癢、剔牙。不要邊嚼口香糖邊和客人交談。
9)陪客人乘電梯時，要伸手示意請進電梯，對老弱病殘者，要主動攙扶。
10)如有事需要進入客人房間，需先輕輕敲兩下門或按兩下門鈴。如無回應，可重復一次，敲門和按鈴不宜過急，待對方開門允許后方可進入，不可冒然闖入。
11)會場工作人員應遵守服飾禮儀。
【溫馨提示】關于會議接待服務原則，會議接待服務原則是什么的介紹，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。