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行政會議接待，Rukia's Manual
一、接待準備階段工作流程
接收接待信息：
1.確保相關(guān)責任人知曉嘉賓來訪事項。
2.及時落實來訪對接聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式。
3.確定來訪時間。
4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯(lián)絡(luò)人是否有會議資料需要提前拷貝。
注意：a.編寫會議議程時，涉及保密內(nèi)容需要回避。
b.注意措辭：一般上級單位為“指導”，平級單位為“交流”。
5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務(wù)、人數(shù)等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應(yīng)職位的領(lǐng)導參與接待。（只多不少）
6.確認是否安排住宿、接送機/站、用餐，至少提前一天確認。
二、確定接待責任部門，明確責任人：
責任人需要全程負責接待任務(wù)，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求后，向領(lǐng)導（接待責任人）進行請示，并請示領(lǐng)導是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環(huán)節(jié)。
三、確定接待方案，根據(jù)來訪人員級別不同，安排不同標準的接待安排。原則上提前一天落實所有接待事項。
1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。
2.請示領(lǐng)導是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。
3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調(diào)試媒體設(shè)備!
四、制定接待WBS及日程安排，發(fā)送至各責任人。
1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關(guān)責任人的工作職責均分配到個人，并交由負責此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發(fā)送給相關(guān)接待人員及相關(guān)部門責任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。
2.涉及黨政機關(guān)接待，WBS中不得出現(xiàn)“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術(shù)，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導。
3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關(guān)責任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時間。（涉及團體合影需提前確認站位，根據(jù)人數(shù)提前擺放站架或椅子。）
4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。
接待進行階段工作流程：
五、門廳迎接來訪人員：
1.提前預(yù)留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達10分鐘前，接待人員在門廳準備迎接。
2.接待人員在陪同高層領(lǐng)導見嘉賓之前，提前告知高層領(lǐng)導來訪人員的級別及相關(guān)工作性質(zhì)。
3.在嘉賓抵達時，接待人員主動引導我方高層領(lǐng)導與重要嘉賓寒暄。
六、座談交流：
1.如安排公司參觀，則先進行講解參觀。
2.涉及黨政重要機關(guān)來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯(lián)絡(luò)人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。
3.根據(jù)參觀時間做預(yù)判，提前5分鐘確認是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。
4.根據(jù)會議接待性質(zhì)安排會務(wù)服務(wù)人員，會務(wù)秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機密內(nèi)容，會務(wù)服務(wù)人員由內(nèi)部安排。
5.會議結(jié)束前10分鐘，安排引導人員就位。如需合影則根據(jù)需要提前安排好站架或椅子。接待結(jié)束階段工作流程
七、會后工作：
1.及時整理相關(guān)材料，包括會議紀要、接待總結(jié)、合影及宣傳物料，發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導。
2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。
3.對接宣傳人員做好會后報道。
4.如有回函和費用結(jié)算等事項也需要盡快完成。
會議接待流程及標準：
一、會前準備
1.與會議主辦方溝通并確認細節(jié)。
2.提供必要的交通、住宿、會議場地等信息，并向會議主辦方提供詳盡的預(yù)案書。
3.指派專人對會議舉辦地進行現(xiàn)場考察，確保各項服務(wù)的質(zhì)量和可行性。
4.確定接待方案，簽訂接待合同，并預(yù)付定金。
二、會中服務(wù)
1.提供專業(yè)的接待服務(wù)，包括機場、車站的接送，以及必要的禮儀服務(wù)。
2.在酒店和會議室準備好歡迎橫幅、指示牌等，確保會議環(huán)境舒適。
3.提前準備所有會議所需的資料和用品，確保會議順利進行。
4.會議開始前，檢查會議室設(shè)施，如橫幅、燈光、音響等，確保萬無一失。
5.確認住宿安排，了解特殊需求。
6.確認餐飲安排，包括用餐時間、標準，并特別關(guān)注特殊飲食需求。
7.確認旅游活動安排，包括行程、用車、導游服務(wù)等。
8.確認娛樂活動安排，包括形式、標準及地點。
9.提供會議代表合影等增值服務(wù)，以及必要的文秘支持。
三、會后工作
1.提供詳細的費用明細，與客戶進行對賬，并完成結(jié)算。
一、會議報道之前的工作
1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師（或工作人員）到達日期（確認航班或車次）、會務(wù)組的會議要求（會議主辦單位內(nèi)容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細節(jié)問題、會后考察的具體行程安排）；同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置），落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實會后考察行程的用車、導游、火車票、飛機票、地接社（只是提前進行大致預(yù)訂）。
▲會議場地要求：9個多媒體教室；容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發(fā)到達酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方；同時可再次與對方確認會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個人、導游、機車票、地接社作出相對準確的答復，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準備。
5、準備會議所用相關(guān)用具（會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌）同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何安排住宿。
6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會人員的情況而定】進駐酒店并準備會務(wù)組用房；同時通知接站的用車和確認司機的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號；同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、會議報到前準備工作
1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細節(jié)問題（如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務(wù)組標識張貼好在容易看到的地方。
2、詳細了解本會議所用場所的位置【如:餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。
3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】。
三、會議期間的工作
1、會議在報到期間最重要的是【收費】。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。
收費過程中必須嚴格按程序操作，及：
（1）確定學員情況
（2）根據(jù)情況計算應(yīng)交費用
（3）填寫收費【收據(jù)】不撕！
（4）收款
（5）將收據(jù)撕下交于學員
（6）填寫報到表。
2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的情況下；學員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、會議期間注意問題
1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會務(wù)款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。
4、.各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存
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