電話:15753252007
本文目錄
收集大型活動的檔案
1檔案部門要提早介入
檔案部門的檔案意識要到位，不能待在檔案室里等待上門。而是要及時了解并掌握企業開展重大活動的信息，主動參與其中，才能較好地做好專項檔案工作。
2明確責任人，建立檔案收集的網絡
為確保檔案材料能順利收集，檔案部門應在專項工作啟動的前期明確由哪個檔案人員負責跟蹤收集活動形成的材料，同時也要建立各職能部門負責收集本檔案材料的兼職檔案員網絡，明確收集專項材料的范圍、內容、載體、時間要求等，形成一個聯動網絡。
3重大活動檔案材料的收集歸檔
檔案材料的收集是做好檔案整理的基礎和關鍵。要做好專項檔案的收集工作，必須明確專項工作檔案的收集范圍和內容，學習掌握當地檔案行政管理部門的相關規定，明確收集范圍、載體、類別、整理要求，才能做到不漏、不錯。
重大活動形成的檔案材料從載體上來看，有文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文檔、實物等。從內容上看，有活動方案、報告、計劃、總結、領導講話、宣傳報道、會議記錄、賀詞、題詞手跡、證書、獎章、獎牌等。檔案人員要緊跟活動的進展，做好每一階段檔案材料的收集工作。作為全社會性的重大活動，一般都是分幾個階段進行，檔案人員要關注活動每一階段的情況，勤跑動，與參與活動的各個部門溝通，不但要收集文件、文字材料，還要特別關注活動中形成的圖表、照片、錄像等，這些照片、錄像散存在攝影人員手中，可能還會存在不止一人的手中，檔案人員要積極跑、勤溝通，及時收集整理。現在的照片均為數碼照片和數碼錄像，要及時刻錄成光盤保存，優質的照片要曬出來整理。
秘書收集資料的意義、路徑與要求
口米廣弘
資料是秘書寫作的寶貴財富和堅硬基石，是所有精神產品必不可少的原材料。資料對于秘書工作者而言意義非凡，秘書的思想從資料中提煉，道理從資料中闡發，經驗從資料中總結。在當今信息化時代，收集和累積資料顯得尤為重要，每一位秘書都應將這項工作做細做好，保證資料收集有條不紊，從而撰寫出有精義張力、材料翔實、內容豐富的好文稿。
一、資料收集的含義
資料是過去和當前在實踐過程中形成的具有各類保存價值的文字、圖像、聲音等各種介質不同形式的歷史紀錄。資料記載了真實的歷程、研究的成果，是廣大文字工作者智慧的結晶，具有珍貴的史料價值，它能為秘書寫作提供科學的依據和借鑒。收集是獲取資料的前提和條件，從無到有、聚沙成塔日漸累積起來；保存是資料形成的基礎，保存的目的是為了更好地查閱資料。資料豐富，秘書寫文章時就能信手拈來；相反如果資料匱乏，則捉襟見肘、閉門造車。因此資料的收集和積累對于秘書寫作具有舉足輕重的作用。
二、秘書收集資料的重要意義
資料是重要的信息資源，是秘書寫作用之不竭的源泉，領導決策有力的佐證，因此秘書收集資料有著重要意義。
首先，秘書收集資料可為文件寫作提供有力依據。秘書研究資料是提高寫作質量的有力舉措，是提高文件科學化水平的迫切需要，是文字發展規律的體現和秘書事業發展的內在需求。隨著秘書工作的改革和深入，資料的研究已經成為秘書寫作能力的一部分，為領導寫講話、出思想、提建議離不開對資料的研究，從資料中發現亮點，為文件的寫作提供有力保障。
其次，收集資料是調研不可或缺的環節。調查研究是機關深入實際、聯系群眾、了解反映社情民意、了解黨和國家方針政策貫徹落實情況的重要途徑。調研工作使命重大，調研在多角度論證中完善，在反復推敲中思索，在精心撰寫中提純，其成果的撰寫需要上乘和完備的一手資料，即所謂“七分研究資料，三分潛心寫作”。秘書只有通過實地調研，發揮智力優勢，才能提高寫作質量，把調研成果轉化為行為實效，為黨政科學決策提供參考。
再次，收集的資料是制定工作計劃的參考。秘書制定工作計劃，需要研究工作要點，選準角度，確立范圍，科學制定。在制定計劃過程中，秘書能深刻地了解自身工作的優勢與不足，引領工作開展的方向，對秘書工作進行宏觀調控。通過收集相關資料，整合梳理，對材料綜合分析，有利于秘書工作計劃的順利進行，形成內外結合、上下聯動、協同攻關的強大合力。
最后，收集資料可為辦會提供豐富的借鑒經驗。辦文、辦事、辦會是秘書必備的三種技能。各種會議文件都是各機關團體秘書處和研究室集體字字推敲的精華稿件，領導的講話和致辭也都是為會議量身打造的，有許多獨到的觀點和值得領會的精神，把這些有實用價值的材料保存起來，不僅能為今后舉辦大型會議提供豐富的信息服務，也可極大地豐富會議的內涵。
三、秘書收集資料的路徑
資料的收集是一項既繁冗又細致的工作，眼下各類信息泥沙俱下，要想收集到全面、有價值的素材，秘書必須靈活運用多種方法，多渠道、多角度、多形式吸收梳理，建立自己的“素材庫”。只有這樣，才能提高文字駕馭能力，使參謀輔政、政務服務職能得以發揮，進而確保機關政令暢通。筆者認為收集資料的路徑有以下幾種：
（一）博覽群書，細微收集。閱讀大量有益的書籍能夠夯實文字基礎，加強內在底蘊。“常看胸中有本，常寫筆下生花”，寫作能力的提高并非一日之功，也無捷徑可走，關鍵在于勤學多練，收集素材，不斷地積累寫作經驗，探索寫作技巧，只有這樣才能集腋成裘、厚積薄發。荀子在《勸學》中說：不積跬步，無以至千里，不積小流，無以成江海。平時閱讀大量的書籍名著，在起草文稿時就可以引經據典、妙筆生花。
（二）剪貼報刊，細化內容。報刊上的文章時效性強，政策水平較高，觀點理論前沿，能夠及時地反映新成就和新動向。為此，秘書應培養細心閱讀的習慣，制作剪貼本，從專題角度對從報刊上收集的文章分類存放，匯編成集，細化內容，注明出處，便于查閱研究。雖然收集資料是件苦差事，但是真正做學問的人，都離不開從報刊中摘抄，這是經驗之談。秘書應善于從報刊中汲取精華，見微知著，日久天長在服務領導中就能“參”到點子上，“謀”到關鍵處。
（三）吃透文件，細致歸納。掌握黨和國家的路線、方針、政策，密切留意中央有關重要文件和中央領導同志的有關重要講話精神，同時關注下級的請示、報告，了解平級機關的往來文書以及各種內參、簡報、專報等，將其中有用的部分歸納理解并消化吸收，記于心中以備參考，從而總結提煉出對全局工作有指導意義的觀點和看法。
（四）隨時筆記，細心整理。在平時的.工作實踐中，秘書人員要時時觀察，處處留意，把自己所看所想所感所悟隨時記錄下來。明代著名旅行家徐霞客，遍訪名山大川，浪跡天涯海角，為了獲得準確的第一手資料，大都徒步旅行，披星戴月，風餐露宿，無論環境多么惡劣，身體多么疲憊，條件多么差勁，每次考察都堅持記日記，置入囊中，久而久之，心得頗多，細心整理，便成游記，給后人留下了寶貴財富。寫筆記是觀察現實和積累創作素材的重要手段，不僅鍛煉筆頭功夫還能加深對資料的記憶。秘書必須具備角色意識和對事物的敏感性，耳聰目明，手快腿勤，利用各種機會、各種場合，隨時隨地地做筆記。
除上述路徑外，還有其他收集的渠道：檔案是歷史的記錄，大量史料可供實際工作參考；大事記是最原始、最準確的一手資料，對于所轄所屬地方事件的始末都有詳細記載；將互聯網上有價值的信息下載保存到資料夾可備不時之需；另外報刊的索引，新出版的某一方面論文集錦，年終的圖文目錄等資料也極具參考價值，值得收集。
四、秘書收集資料的要求
收集資料是一項艱苦卓絕的文字工程，要具備一定的素養，采取有效的措施，進而保證資料的完整性和系統性。一般而言，收集時應遵循以下要求：
（一）忠于事實，客觀準確。秘書在收集資料時，要慎之又慎，注重實際情況，確保資料真實可靠、完整全面。“寧坐十年冷板凳，不寫文章一句空”，對浩如煙海的資料要作去偽存真、去粗取精的取舍。只有資料出處權威，才能深刻挖掘歷史和如實闡釋背景，因此對資料的每一個細節、每一個數字、人名和時間都要核準，不摻雜個人看法，忠于事實，客觀準確。
（二）明確目標，勇于創新，，秘書人員收集資料要做到“眼勤、耳勤、手勤”：眼勤表現為閱讀涉獵廣泛，海量閱讀，累積資料；耳勤指注重留心平日新聞報道、各種形式的講話，捕捉有用的信息和資料；手勤即為勤抄勤記，摘錄精華及時筆記。秘書要在話語體系上有所創新，寫作內容上有所更新，創作方法上有所革新，充分體現新成果，優化資料資源配置，做到優勢互補，實現價值再造。
（三）溫故知新，加強鞏固。常言說：“記而不看一陣風，記而不用一場空。”眼下各類知識更新極快，秘書要緊跟時代，把握風向，快人一拍，堅持不懈，贏得主動，對資料常收常看，常翻常閱，加強鞏固，切忌束之高閣，最終徒勞無益。毛澤東的秘書田家英雖然學歷不高，但長期善于收集，勤于寫作，溫故知新，一以貫之，終成大家。
（四）分門別類，明晰直白。秘書在廣泛占有資料的基礎上還應做到：一是條分縷析，了然于胸。將相同的內容和關聯程度深的資料編排到一起，使之系統化和條理化，以便駕輕就熟地調用資料。二是標注明朗，查找便捷。按照時間順序建立索引條目，便于日后查詢和判斷。三是提煉標題，裝訂精巧。對每一版塊文字材料概括提煉出標題，使之意思完整、眉目清楚、井然有序，增強實際操作性；此外還要注意裝訂精巧，方便攜帶，確保持久耐用。
（作者單位：中央統戰部研究室）
如何做好年鑒資料的收集和整理工作
資料是編撰年鑒的基礎，是一切精神產品不可缺少的原材料。占有大量、全面翔實的資料是編撰年鑒的先決條件。因此編撰年鑒必須舍得花費大氣力和足夠的時間進行此項工作。特別是年鑒條目基本擬定以后，資料工作就成為一段時期里的中心任務。
馬克思曾經指出：研究必須搜集豐富的材料。馬克思為了寫作《資本論》，閱讀了一千五百多種書籍，摘錄、筆記達一百多本。這對于我們編鑒人員來說，無疑是十分重要的指示和效法的典范。古人說：無征而不信。如果不首先做好資料的收集、鑒別和整理工作，編撰年鑒僅是一句空話。如果沒有大量新資料，就不可能寫出一部合格的新年鑒；如果沒有大量、全面、準確、典型的新資料，就很難寫成一部高水準的年鑒。
正因為年鑒保存資料多，通過資料，我們才能窺見一個地方發展史跡。所以，資料是維系著年鑒的生命，成也在資料，敗也在資料。在一些年鑒中，因資料收集殘缺不全，或者是誤用了一些失實資料，不僅影響了年鑒的質量，而且造成負面影響。所以，做好資料工作，對于編撰年鑒意義是重大的，我們一定要高度重視。
一、如何收集資料
年鑒既是以一定體例，反映一定行政單位，一定時期的政治、經濟、文化、軍事、自然現象和自然資源的綜合著述，相當于地方百科全書是精煉資料大匯集。資料收集工作是很關鍵又是一種基礎性的工作。必須扎扎實實，有計劃、有步驟地進行，任何投機取巧，企圖省力省事的做法都是不可取的。
（一）明確收集資料的時間，范圍和分類
1、收集資料時間。按來辦（2003）209號文件規定，編撰這部年鑒上限和下限是從1996年~2003年，時間跨度8年。因此，收集資料的時間也是從1996年開始到2003年止。也就是講要全面地、系統地、完整地收集8年以來各單位、各部門完成工作情況和有關數據。但要指出一點的是，從1996年~2003年8年時間有關情況和數字還要包括原柳州地區九縣一市，來賓市是從2002年12月28日掛牌成立，到現在也僅有一年多時間，如果不處理清楚，數據和情況很容易混淆，年鑒的質量也不高。對有關情況和數字的處理，還是要分開進行收集。原柳州地區的情況和數字就從1996年~2002年12月止，綜合收集這7年資料，綜合撰稿；2003年的資料就單獨收集、單獨撰稿。這樣做資料收集線索清楚，脈絡分明，寫起來也容易，這也是對歷史高度負責的具體表現。
2、收集資料范圍。編寫年鑒所要收集的資料，在范圍上便有地區性，時間性和全面性的特點。地區性，系指以收集本地區即所要編寫的年鑒的地區范圍為限。前人修鑒極重視此點，認為弄清年鑒所要包括的地區疆域乃是編鑒的前提，不要不分內外而漫無邊際地進行收集。即使收集外地區的材料，也不過為了供作參考或為提供對此材料而已。時期性，系指以收集年鑒體例所規定時限以內的材料為主，并本著詳近略遠原則進行取舍，但有關探本溯源、記述興革演變方面的資料，則可以向上延伸至地區建臵開始的時候，就此也只須扼要地述及即可，不必占過多的份量。全面性，或叫廣泛性，則指所要收集的資料必須包括本地區自然社會、人文各個方面，上至天文，下至地理，人文、風尚無所不包，舉凡政治、經濟、軍事、教育、科學、文化、民族、宗教、人物、方言、名勝、古跡……。只要對自然和社會發展有所考察價值的資料，均在征集范圍之內。可見年鑒所需資料范圍之廣泛，內容之豐富。至于具體的收集范圍則往往可以擬定征集綱目或收集提綱的方式加以提示。《來賓市年鑒》包括：基本情況（總述），政治、人大、政府、政協、人民團體、民族、宗教事務、人事、機構編制、民政、外事、華僑事務、信訪、行政審批、機關事務、法制、軍事、城建、國土資源、環保、工業、農業、交通運輸、信息產業、國內貿易、對外貿易、市場、旅游、財政稅務、金融保險、經濟管
理與監督、中介管理、文化、教育、科技、衛生、體育、社會生活、各縣（市、區）概況、人物、地方法規、規章選編、附錄等43個條目。并且每一條目都有具體的分目，也是收集資料收集提綱，在提綱的統馭下明確收集目標、分工、進度、方法、以及輕重緩急次序，爭取做到事半功倍之效，力求避免重復、混亂和無效勞動。
3、資料類型。年鑒體例是條目體，一事一條。有綜合性條目、單一性條目之分。以條目來確定收集資料的范圍和內容，這是編寫年鑒重大突破。按照資料來源可分為三個方面：一是文字記載資料，二是口述資料，三是實物資料；第二種分類包括入書資料和背景資料、考證資料、參考資料等四種類型。入書資料是主要資料，背景資料、考證資料、參考資料都是輔助資料。入書資料是指全部寫進年鑒的著述資料，是經過精心篩選加工而成。這種資料也叫做主體資料和要素資料，這種資料要求是全面的、系統的、完整的，必須包括有五個要素。即：時間（指事情或事件發生在何年何月何日何時）、地點（準確無誤的地點，有時還注明原名或今名），事主（事情發生的經過，有始有末）、人物（當事人的姓名、性別、身份和職務，不能籠統稱同志、先生和女士）、原因和結果；背景資料是指對事態發生、發展、變化起著重要作用的歷史條件和現實環境的的資料，這種資料用不多，但起到重要作用；考證資料主要用于對某些有爭議的重大事件或人物進行考證，一般不入書。比如麒麟山人的來歷，就要到實地考察，翻閱有關檔案材料，不然，就不懂得麒麟山人到現在已有2~3萬年，處在舊石器時代。還有傳說楊貴妃是容縣人，就要有大量的考證資料作證明。不通過考證，就不能得出準確的結論；參考資料就是指作參考的材料。入書資料和輔助資料都是相輔相成的。
（二）收集資料前要處理好四個辯證關系
1、可靠性與可信性關系。可靠不等可信，而可信也必須可靠。可靠性與可信性是兩個不同概念，可靠性是指資料來源有根有據，記載摘錄無誤；可信性是對資料分析、考證、求真的結果，是資料準確性的更高層次。因此，可靠的資料不一定可信，而可信的的資料必須有事實和科學依據，不能主觀推測，妄加臆斷。如：1957年，有一個縣一個公社一農戶有1.12畝水稻收干谷3087斤，折畝產2756.3斤，資料來自自治區檔案館，并附有當時縣委和地委聯合調查組的調查報告，應該說是可靠的，然而從當時廣西水稻生產水平及品種特性等方面來分析，這一事實缺乏科學性，資料是不可信的。所以在收集資料時，要認真細致，科學地分析資料，發現問題，推敲質疑，考證鑒別，使資料既可靠又可信，準確無誤。
2、全面性與典型性關系。資料既要全面完整，又應力求精練、典型，具有代表性。全面性概括而言，即"縱不斷線、橫不缺項"。但并非將包羅萬象的資料兼收并蓄，才能算全面完整。因為年鑒篇幅有限，一個條目連標題加釋文是500-1000個字，必須惜墨如金，將時間和空間進行高度濃縮和精練，遴選典型的，也能說明問題的，具有代表性的事物，來顯示一方的概貌和歷史發展的軌跡，達到"滴水見太陽"的結果。如寫農作物栽培技術，往往從整地播種到收獲加工，逐項評述，以示全面完整，結果形同教科書和科普叢書。又如有的篇章將歷次會議及發布的文件，按年序列入，以求資料齊全，也無必要。應擇其對事物發展起伏有密切關聯的資料入書。如植物保護與各種農作物單元均涉及到病蟲害。這些病蟲害是我們這個地方發生多而重的典型，很有代表性的。至于一些小作物的病蟲害覆蓋面積較小，則在各自單元中略書一筆。全面性與典型性資料，難免不出現交叉重復資料，所以，我們要分辨主次，進行刪補，要從不同角度，進行科學處理，使資料歸屬得當，符合各條目的完整和典型性。
3、宏觀與微觀的關系。既要從宏觀上反映資料整體特征，又應在微觀上有具體資料的著述。年鑒要從宏觀方面抓住地方的總體特征，把握事物興衰起伏的主線，顯示事物變化的因果關系和歷史發展脈絡，但同時也需要有微觀的具體資料和統計數據，才能言之有物。反之，在浩瀚的資料面前，如果忽視宏觀的整體性，只重微觀事物的記述，便會出現類似史料匯編和統計表冊，使讀者只見樹木不見森林。在編撰時，要把握為整體格局，突出地方特色。比如，水果，有人曾把水果歸屬于經濟作物篇（因水果確屬一種經濟作物），后來考慮水果是我們這個地方一大優勢，種類很多，內容豐富，在經濟作物篇中只作為一章，則許多重要果樹必降格為節為目，這樣就不能突出地方優勢特點，又將造成章節內容不平衡。所以要把水果升格為一個篇，與經濟作物篇平起平座，既在宏觀上突出了地方特點，又在微觀上提供了眾多重要果樹記述適當篇幅。微觀記述也要掌握分寸，防止繁瑣細微，減少不必要的圖表，用簡練文字概括記述，既壓縮了篇幅，也增強了可讀性。
4、觀點與事實關系。寓觀點于事實之中，編鑒修志必然要有一定的立場和觀點，但要實事求是，述而不作。因此，不能以觀點去代替和渲染事實，而要用事實去彰明觀點，用事實為資料來說話，要寓觀點于記事當中。那么記述事物時便應考慮該事物是否反映了正確的、科學的觀點。有一個例子：茶葉，條目：文化大革命期間，在農業學大寨的號召下，掀起到荒山野嶺開辟茶園的運動，群眾干勁足，熱情高，全區茶園面積一躍而達3萬公頃，是有史以來茶葉面積最多的時期。這段記載確是事實，給人們印象是?文革?對生產力起了促進作用。但是，歷史的真實面貌是：搞運動式的一哄而起，不講科學、盲目蠻干的行為，并不能真正的推動生產力的發展。后經證實，當時種下120株便算一畝，余下的畝產也只有20-30斤，3萬公頃的茶園沒有取得應有效益，形式上的面積數量不足以代表生產力實質性發展。所以這段記述刪除了。有時為了闡明因果關系，以已有定論的正確觀點?畫龍點睛?一筆，也是可以的。如在?蔬菜?條目中，?文革期間，農村政策受‘左’的思想影響，批判社員把自留地搞商品化，把自留地種植的作物當作資本主義‘尾巴’割掉，并在片面理解‘以糧為綱’的思想指導下，各社隊的蔬菜基地，大多改種糧食，全區蔬菜面積比以前銳減，1971年公有33.17萬畝……?這段文字雖夾雜一些觀點，但以當時的實際背景為事實，素描一筆，明確揭示蔬菜面積銳減的主要原因，還是順理成章的。
（三）收集資料前還要做好以下三個方面工作
1、要認真研究設計年鑒條目，以條目來全面統攬收集資料的計劃和提綱。來辦（2003）209號文件，1996年~2003年《來賓市年鑒》條目框架、基本選題和撰稿分工，都規定各單位、各部門設臵多少條目，這里強調一下，我們不懂得你
們單位工作職能和完成任務情況。因此，規定的條目和分目，各單位可根據實際情況增加或減少，問題都不大。比如宣傳部門，大條目是?宣傳?，分目中我們設有?概況、專項宣傳活動，十六大精神學習與宣傳，理論教育，新聞輿論，思想政治教育，宣傳信息調研，對外宣傳，干部隊伍建設，主要活動，重大舉措施，重大成果?等。這些分目中，有些是已做的工作，有些是沒有做這個工作。所以，要結合實際增加或減少分目。有的部門我們只設：?概況、主要工作、重大活動、重大舉措、重大成果?等分目，我們確實不了解部門完成哪些職能工作，只能設臵這些分目來給部門參考，形成書面材料或者入書時就不能這樣寫做。要根據工作職能、任務情況設臵條目。在收集資料前，要求編寫人員要知道自己所編的書是什么樣子，用什么體裁，設臵多少條目，需要什么資料。要根據條目來設計制定收集資料提綱。條目和資料是相輔相成的，有了條目才能明確收集資料目的和范圍；通過收集資料和研究資料，才會發現初步設計的條目不夠完善，才能據實加以修改，并根據修改條目，再去補充收集資料。
2、要統纜全局，周密計劃，明確編寫年鑒對各種資料的具體要求。編年鑒不僅需要大量入書資料，還要有各種背景資料、考證資料、參考資料等輔助資料（前面已經介紹），收集資料要做到心中有數，列入收集計劃，以免漏收。
3、要進行調查研究，弄清資料所在的地點和范圍。也就是資料源，定好條目，做好計劃，有的放矢地收集各種資料。資料源是很多的，有本單位檔案，其他單位檔案、圖書館、檔案館、電視、廣播、報刊、民情社情機構公布數字和情況，發函征集等等，這些都是資料來源之地，所以要做好調查研究，有計劃有步驟進行。
（四）收集資料的方法
前面已經講到了資料分類、收集資料要處理好4個關系，收集資料前要做好三個方面工作等等，都是為了收集資料打下基礎工作。怎樣收集資料？收集資料工作講起來簡單，做起來就不容易了。收集資料方法，以我個人體會，應該在條目設定以后，在條目框架指導下，一步一個腳印地進行收集資料工作。收集資料前，首先要明確：1、以條目為線索收集資料（前面已介紹過）；2、成立收集資料小組，分工負責，密切協作。小組成員當然都是單位的行家里手。人員不夠可以聘請退休老干部參加收集編寫。像市物價局，它就聘請興賓區區志辦提前退休老秘書負責這項工作。市審計局聘請了幾位已退休的老領導來負責這項工作。這些老同志有一定文字功底，經驗豐富，也很樂意干，那不是一舉兩得了；3、
召開各種座談會，把收集的有關材料公布，廣泛聽取知情者意見，當事人的意見。1996年~2003年時間跨度8年，不開座談會，不訪當事人、知情者，收集的資料是不全的，很容易出現錯漏遺忘現象。就會影響入書資料的質量；4、由近及遠，先易后難，選準切入點，擴大收集資料的突破口。先收集容易資料，先查本單位的檔案材料，進行摘錄；四是向有關單位發函征集，請他們幫助收集或提供線索。滄桑八年，人事已非。有些人已調離原單位，有些當事人已離休退休回原籍，有些材料需要考證，你都得發函給別人幫助提供。要廣開收集資料門路，除查閱本單位外，還要查閱有關單位檔案。到圖書館、檔案館、科研單位調查收集。還注意利用近年來報刊、廣播、電視提供的各種信息，新聞報道、專題評述，熱點和焦點問題追蹤調查和專題特寫都要注意搜集；5、做好資料反饋工作。對人物、事件、重要數據等，形成書面材料以后，都要反饋給當事人看，征求意見，補充修正，使收集的資料更加全面、完整、準確，就可以入書。
要規范地講，收集資料的辦法：一是查閱檔案，組織力量進行抄錄查閱，寫成資料卡片，以備編寫；二是調查訪問，作好記錄、錄音和錄相；三是發函索取；四是行文征集，把散失在社會上的文物、圖書、手稿、報刊收集起來；五是創辦刊物，或通訊或資料叢刊，發動群眾撰稿，多方面提供線索。
征集資料要做到?三個結合?：即?廣征?與?特約?結合；查檔與走訪結合；條條編史與塊塊編鑒結合，層層發動，眾手取材。同時，還可以采取下面幾方面：1、事先各有關單位溝通渠道，互相提供資料目錄索引，彼此合作，提高工效；
2、收集資料時注意先遠后近，先內后外和先?活?（資料）后?死?（資料）這三條關于輕重緩急的規定；3、收集資料后及時組織科學管理和利用，做到統一規劃，互通有無。所謂先遠后近，即先找少見的早期資料；先內后外，即先清理本部門、本地區的文書檔案；先活后死，即先搶救活材料。
具備什么條件，才算資料征集基本完成呢？1、該查閱的資料，盡可能查閱了；2、該抄錄的檔案，盡可能抄錄了；3、該訪問的口碑，盡可能訪問了；4、該實地勘查的地方盡可能勘查了。從內容上看，1、縱不斷線；2、橫不缺項；3、考證翔實；4、具備特點。
二、如何整理資料
收集大堆資料上來以后，要把這些資料加工整理編成一部書，就涉及到資料整理問題。資料整理工作是很關鍵一著。在收集好資料上來以后，還要做好三個工作。
（一）整理資料四個原則
要善于識別資料和選擇資料，不能眉毛和胡子一把抓。不善于識別資料，什么都想抓，結果收到資料一大籮，有用的卻不多。更嚴重的是誤用了一些失實的資料，造成年鑒質量低下。所以，在選擇資料中，應該把握以下四個原則：一是在同一類資料中，要選擇最真實可信、最具有權威性的。比如收集各種數字。要弄清這些數字的來源，來歷不明的數字最好不要。都有來源，但來源不同，一種是使用單位臨時統計的，一種是統計部門統計的，兩者有差異，應選擇統計部門的，因為統計部門的數字是經過綜合平衡得出來的，屬全局的數字，可靠性比較高；二是同樣的資料，有新的舊的，新舊都出自同一部門，但兩者說法不一樣，前后有矛盾，就應該選擇最新年的數字；三是在眾多的資料中，有原始的第一手資料，有間接第二手、第三手資料，遇到這種情況，應當選擇原始第一手資料。因為間接資料經過多次轉錄和使用，往往走了樣、變了味；四是在選擇資料中，還要考慮編纂年鑒的需要，有目的地選擇具有典型性和普遍性的，最有地方特色的，這樣才能更有效地提高年鑒的質量。
（二）資料摘錄的方法
抄錄資料必須一絲不茍，不能有半點差錯。資料都是從四面八方收集起來的，其中有相當部分是從各種檔案、圖書、報
刊上一點一滴抄錄下來的，稍有不慎便會出現差錯；誤用差錯的資料，還會以訛傳訛，造成惡劣后果。要保證資料收集的質量；一是要將資料抄寫在專用的卡片上，一事一卡；二是摘抄資料要忠于原文，不能自行刪改，抄后還要核對原文，原文如果有錯，可以加注說明；三是同一事物有幾種說法，要分別抄錄，幾說并存，不能隨意選擇其中一種；四是一定要注明資料來源和出處，包括書名、作者、版本、卷頁數、收藏單位等；五是如屬口碑采訪資料，要寫明被采訪者的姓名、年齡、身份、住址等。
（三）資料的整理
資料收集到一定程度后，即要進行分類整理。整理資料有以下幾個步驟：1、編號登記；2、建卡歸類；3、資料匯編。整理目的，一是檢查所收的資料的廣度和深度，再根據需要，及時補充；二是便于保管和利用。登記和整理資料的方法可以多種多樣，一般有簿式登記和卡片登記兩種。所謂簿式登記就是根據資料情況，采用分類登記本進行，如資料登記本、文獻資料登記本、口碑資料登記本、實物登記本等。分類方法，可按條目所需資料來分類，可以按時間順序來分類，可按資料的主題來分類。所謂卡片登記，就是采用卡片式的登記方法，類似圖書館的圖書卡片。采用這種方式可將資料種
類分得更細，查起來更加容易。
（四）資料進行公示
對入書資料進行公示。如人物、重大事件登報公示，寫明截止時間，這樣做便于社會監督，減少編書失誤。
（五）編好資料長編
編寫資料長編。這是收集資料階段最后一道工序。所謂資料長編，就是將收集到的原始資料加以篩選，核實后，按年鑒條目進行分類，然后按照?豎寫始末?的原則，以時為序，對資料進行系統的編排，并一一注明每條資料的來源和出處。它不是一般的資料匯編，而是按照篇目要求，將入書資料逐一進行有序的定位，對號入座。所以，資料長編實際就是年鑒的雛型。編寫資料長編的好處：一是使資料工作做得更加完善。年鑒對資料要求是：齊備、翔實。縱看始末起伏，脈絡分明；橫看有點面，體現本質。只有將資料按條目一一對號入座，才能看出我們收集的資料是否齊備和翔實，資料不足就要及時補救，編寫資料，是對資料進行一次全面整理和檢查驗收，既完善了資料，又消化了資料；二是有了資料長編，撰寫時就不用邊寫邊找原始資料，使撰寫工作變得又快又好；三是編寫資料長編，有利于年鑒的總纂、審查、修改和出版；四是可以充分發揮史料作用。
資料長編有三種：一種是把原始資料一事一卡的記載，按年鑒條目和時間順序匯編；二是對原始資料作進一步加工整理，按條目編排出來；三是指按編纂人的觀點和語言寫出來，并注明資料出處，這實際上已接近初稿。在現代條件，任何一個專業、部門、學科的歷史和現狀，資料汗牛充棟，要收集的資料少則幾百萬字，多達一、二千萬字的，如何把這樣宏富的資料，凝煉成為三、四十萬字的書稿，那是很有講究的。年鑒雖是資料書，但不是簡單的原始資料的匯編或纂輯，而是資料性的著述。它要求編撰者詳盡地占有資料，消化資料，在忠實于資料原意的基礎上，用自己的語言把它嚴謹地、科學地、系統地記述下來。基于年鑒特點，要把大量的資料化為一部年鑒就必須有一個科學的工作方法和程序，那就是做好資料長編。
首先，資料工作可以做很長時間，總有資料可收，而我們又不能老泡在資料收集階段。但怎樣才算資料收集齊全呢？光憑資料字數繁富，做的卡片多少，是不能作為標準的。這就有賴于資料長編的整理：將已經搜集到的、上卡的資料，先分分類，按制定的年鑒條目，使之對號入座，檢查出是否有缺項，是否有斷線；每個條目的歷史和現狀，資料是否齊備；
事物發展的興衰起伏，階段性、規律性是否清晰，因果關系能否顯觀；幾說并存或某些傳說口碑資料，進行一番鑒別考證。資料經過整理成為長編后，資料工作進行得如何，是否能開始入書編撰，也就一清二楚了。
其次，我們掌握了資料，必須對資料進行梳理加工，消化反芻，使死資料變成活資料，使我們對資料的把握、認識，實現一次從感性到理性的飛躍，做到全局在胸，才能順利地進行入書編撰。不然，在一大堆亂糟糟的資料面前，就貿然進行編寫，必然會顧此失彼，不得要領。就是幾萬張卡片的翻檢查證，也將不勝其繁，吃力不討好。做資料長編，就可完全避免上述弊端。因為資料經過粗梳分類，精梳編排，歸納加工，概括記述等步驟形成為長編后再動手編撰入書，就會水到渠成，有一瀉千里之勢。搞好資料長編，也就完成了年鑒編寫的一半任務，確是經驗之談。
再次，年鑒質量的優劣，最終取決于資料是否真實可靠，是否科學系統。這要要求我們在編寫年鑒之前，應對全部資料進行嚴肅認真的考證鑒別，以去粗取精、去偽存真。做資料長編，就包含了這項工序。選入長編的資料，一般都應經過鑒別和選擇，做到確有存史價值。對多說歧義的資料，應通過各種方法加以考證。對口碑傳說資料，應特別慎重，盡可能核實，確保準確可靠。基本資料要求豐富、精煉，背景資料不能缺，考證資料要并存。收入長編的資料，力求使用第一手的，必要時補以第二手、第三手資料。經過這樣整理加工的資料長編，就為編寫年鑒提供了可靠的依據。
做資料長編，是前人的成功經驗。特別是對編撰年鑒這樣卷帙浩繁的資料性著述來說，更須堅持。做資料長編，是編撰年鑒的一個重要環節，一個必經階段，是合乎編纂年鑒規律的成功經驗。應該明白，所謂做長編?費時費工?，是整理鑒別資料的需要，是編纂年鑒的需要。所以，這并非無效勞動，而是科學的編撰年鑒的方法和程序。
【溫馨提示】會議材料收集的意義和會議材料收集的意義和作用的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。