本文目錄

1. 會(huì)議議程六個(gè)步驟會(huì)議議程有哪六個(gè)步驟
2. 一個(gè)完整的會(huì)議流程模板是什么
3. 會(huì)議議程六個(gè)步驟

1、會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議。第四，會(huì)前檢查。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問(wèn)題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料。現(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作。第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。

2、會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長(zhǎng)短之分。會(huì)議的規(guī)模可以從幾人到幾萬(wàn)人不等，時(shí)間也是可長(zhǎng)可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評(píng)估總結(jié)階段。

3、會(huì)前準(zhǔn)備，會(huì)前準(zhǔn)備就是對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營(yíng)銷方案和預(yù)算制定。

4、會(huì)議策劃，策劃委員會(huì)，策劃委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。具體運(yùn)作：實(shí)地場(chǎng)景考察，設(shè)計(jì)評(píng)估，工作記錄記錄下來(lái)以備后期參考。策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：邀請(qǐng)誰(shuí)？實(shí)際有多少人出席？有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。會(huì)議在哪里舉行。會(huì)議的明確的目標(biāo)。會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開(kāi)幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。

5、會(huì)議選址，會(huì)議地點(diǎn)類型，酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂(lè)區(qū)。大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對(duì)社會(huì)開(kāi)放的。輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開(kāi)會(huì)。會(huì)議的地點(diǎn)選擇，會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮，距離和交通情況，舉辦會(huì)議的歷史，住宿的條件，地點(diǎn)的收費(fèi)狀況，地點(diǎn)的安全因素，地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面，附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。

6、制定營(yíng)銷方案等，市場(chǎng)的宣傳對(duì)于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？預(yù)算制定，控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無(wú)論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。

7、會(huì)議實(shí)施，實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊(cè)，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場(chǎng)地，必要時(shí)解決糾紛等。會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)，編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè)，設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)），建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)工作進(jìn)行）。

8、總結(jié)和評(píng)估，會(huì)議的總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行評(píng)估工作），一般分為個(gè)部分從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)效益分析和核算成本本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）召開(kāi)表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。

1、組織：周例會(huì)由各部門自行組織，公司行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督與指導(dǎo)。

2、前期準(zhǔn)備：在周例會(huì)之前，部門內(nèi)員工要對(duì)自己上一周的工作先行總結(jié)，對(duì)于結(jié)果與計(jì)劃偏離較大的事項(xiàng)，要尋找到根源，并制定改善行動(dòng)點(diǎn)；部門主管要對(duì)本部門上一周的工作進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于需要改進(jìn)的事項(xiàng)制定改善行動(dòng)點(diǎn)。

3、宣布開(kāi)始：會(huì)議召集人準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開(kāi)始。

4、員工總結(jié)：首先是部門內(nèi)部員工對(duì)自己上周的工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于工作結(jié)果與工作計(jì)劃偏離較大的事項(xiàng)，將接受部門主管的質(zhì)詢，確定改善行動(dòng)點(diǎn)。

5、部門總結(jié)：部門主管對(duì)本部門上周的工作進(jìn)行回顧，對(duì)沒(méi)有完成目標(biāo)的事項(xiàng)進(jìn)行分析，找出原因，制定改善行動(dòng)點(diǎn)，并形成本部門周度總結(jié)報(bào)告。

6、計(jì)劃：在周例會(huì)上，部門主管與部門內(nèi)成員一起制定本周部門工作計(jì)劃和個(gè)人工作計(jì)劃，確定工作要點(diǎn)和完成期限，并填在周度計(jì)劃表內(nèi)。

7、會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束前，會(huì)議召集人對(duì)本次會(huì)議過(guò)程進(jìn)行回顧，并對(duì)形成的決議和行動(dòng)點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)。

8、整理紀(jì)要：每次會(huì)議，必須進(jìn)行詳細(xì)地記錄，會(huì)后要整理出會(huì)議紀(jì)要，部門例會(huì)會(huì)議紀(jì)要要交行政部門存檔。

9、落實(shí)：對(duì)于會(huì)議中形成的決議和行動(dòng)點(diǎn)，由各部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，追蹤和檢核，以保證會(huì)議結(jié)果能夠得到很好的貫徹。

會(huì)議議程的六個(gè)步驟：會(huì)議簽到、會(huì)議開(kāi)幕、報(bào)告和發(fā)言、討論和互動(dòng)環(huán)節(jié)、表決和決議、會(huì)議總結(jié)和閉幕。

1、會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，與會(huì)人員簽到，確認(rèn)參會(huì)人員名單。這一步驟有助于會(huì)議組織者了解參會(huì)情況，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2、會(huì)議開(kāi)幕：會(huì)議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)表開(kāi)幕詞，簡(jiǎn)要介紹會(huì)議的主題、目的、議程安排和注意事項(xiàng)。開(kāi)幕詞結(jié)束后，正式進(jìn)入會(huì)議議程。

3、報(bào)告和發(fā)言：會(huì)議邀請(qǐng)的專家、嘉賓或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人發(fā)表報(bào)告或講話，就會(huì)議主題進(jìn)行深入探討和交流。這一環(huán)節(jié)可能包括多個(gè)報(bào)告或發(fā)言，分別涉及不同的議題。

4、討論和互動(dòng)環(huán)節(jié)：在報(bào)告和發(fā)言結(jié)束后，參會(huì)人員就會(huì)議主題和相關(guān)議題展開(kāi)討論。討論可以分為小組討論、圓桌討論等形式，充分調(diào)動(dòng)參會(huì)人員的積極性和主動(dòng)性。

5、表決和決議：在討論的基礎(chǔ)上，參會(huì)人員對(duì)會(huì)議涉及的重要事項(xiàng)進(jìn)行表決。表決結(jié)果將作為會(huì)議決議，對(duì)今后的工作產(chǎn)生指導(dǎo)意義。

6、會(huì)議總結(jié)和閉幕：會(huì)議組織者對(duì)本次會(huì)議的召開(kāi)情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)參會(huì)人員的積極參與表示感謝。隨后，主持人宣布會(huì)議閉幕，參會(huì)人員簽字確認(rèn)會(huì)議紀(jì)要。

制定會(huì)議議程的注意事項(xiàng)

1、明確會(huì)議目的：會(huì)議議程應(yīng)突出會(huì)議的主題和目的，確保參會(huì)人員明確會(huì)議的重點(diǎn)，提高會(huì)議的效率。

2、合理分配時(shí)間：會(huì)議議程應(yīng)合理規(guī)劃每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間，避免時(shí)間過(guò)于緊張或過(guò)于寬松，以確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

3、優(yōu)先級(jí)排序：對(duì)會(huì)議議程中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，確保重要和緊急的議題優(yōu)先討論和處理。

4、與會(huì)人員：確保邀請(qǐng)到的與會(huì)人員具有代表性、專業(yè)性和權(quán)威性，以便為會(huì)議提供有價(jià)值的意見(jiàn)和建議。

5、會(huì)議材料準(zhǔn)備：為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、設(shè)備和場(chǎng)地，確保會(huì)議過(guò)程中的各項(xiàng)需求得到滿足。

6、會(huì)議記錄和總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，總結(jié)會(huì)議成果和不足之處，為今后類似會(huì)議提供借鑒。

7、會(huì)后跟進(jìn)：會(huì)議結(jié)束后，針對(duì)會(huì)議討論和決議的事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行及時(shí)的跟進(jìn)和督促，確保會(huì)議成果得以落實(shí)。

【溫馨提示】會(huì)議準(zhǔn)備流程表和會(huì)議準(zhǔn)備流程模板的問(wèn)題，以上的文章解決了您的問(wèn)題嗎？部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議會(huì)場(chǎng)，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議服務(wù)，青島會(huì)議用車，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。