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1.當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)通知有客人來訪時(shí)，前臺(tái)接待人員需了解來訪時(shí)間、單位名稱、客人職位和人數(shù)等信息，并提前準(zhǔn)備相應(yīng)的接待物品，如茶水、水果等。根據(jù)客人的重要性，提前在大堂或門口迎接客人。
2.客人到達(dá)后，前臺(tái)接待人員要熱情地招待客人，引領(lǐng)他們到指定地點(diǎn)，并及時(shí)通知領(lǐng)導(dǎo)客人已到達(dá)。在安排好座位后，及時(shí)為客人端上茶水。如果客人不需要在現(xiàn)場(chǎng)，可以輕輕離去，并將門關(guān)上。如果還需要其他服務(wù)，可以站在不影響的位置，以便領(lǐng)導(dǎo)指示，及時(shí)辦理。
3.接待客人時(shí)，無論他們是第一次來訪還是常客，前臺(tái)接待人員都要主動(dòng)打招呼，保持熱情。給客人留下良好的第一印象，因?yàn)榈谝挥∠笸钌羁獭Ｈ绻霈F(xiàn)失誤，以后要再?gòu)浹a(bǔ)往往很困難。
4.在接待有預(yù)約的客人時(shí)，前臺(tái)接待人員應(yīng)將客人帶到預(yù)先定好的會(huì)議室，并及時(shí)通知預(yù)約的領(lǐng)導(dǎo)。如果客人沒有預(yù)約，要詳細(xì)詢問客人來訪目的和要找的人，然后馬上與有關(guān)部門聯(lián)系。
5.當(dāng)客人較多時(shí)，前臺(tái)接待人員應(yīng)堅(jiān)持先來后到的原則，避免讓客人感到不公平。對(duì)等待的客人要及時(shí)提供服務(wù)，如茶水、雜志等。
6.在領(lǐng)導(dǎo)與客人談話時(shí)，前臺(tái)接待人員要敲門并在得到允許后進(jìn)入，同時(shí)說“對(duì)不起，打擾了”。給客人送茶時(shí)，要根據(jù)客人座次的順序，雙手遞上茶杯。離開時(shí)，輕輕關(guān)上門。
7.客人離開時(shí)，前臺(tái)接待人員要掌握好時(shí)間，及時(shí)收拾接待室，檢查是否有遺留物品，并及時(shí)通知客人或相關(guān)部門。
8.如果需要用餐安排，前臺(tái)接待人員應(yīng)提前通知食堂，告知用餐人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間，以便食堂提前準(zhǔn)備。如果要去外面用餐，也應(yīng)提前預(yù)定。同時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況控制煙、酒、飲料的供應(yīng)，節(jié)約開支，并控制飲酒量，確保雙方都不會(huì)喝多。
9.在會(huì)議進(jìn)行中或用餐時(shí)，前臺(tái)接待人員應(yīng)通知相關(guān)部門準(zhǔn)備好禮品，并在客人離開時(shí)交給客人或幫忙放到車上，可以不提前告知對(duì)方，作為一個(gè)驚喜。
企業(yè)行政接待流程包括多個(gè)關(guān)鍵步驟，旨在確保每一次接待都順利進(jìn)行，給客戶留下良好印象。首先，明確接待目標(biāo)和對(duì)象，比如是客戶、訪客或是重要人士，并確定接待時(shí)間和地點(diǎn)。
接下來，預(yù)約會(huì)議室或接待區(qū)域。依據(jù)接待人數(shù)和需求，選擇合適的場(chǎng)所，確保能容納所有參與人員。同時(shí)，安排具備良好溝通能力和客戶服務(wù)意識(shí)的接待人員。
在接待前，做好充分準(zhǔn)備。這包括但不限于明確接待目標(biāo)和對(duì)象、預(yù)約會(huì)議室或接待區(qū)域、安排接待人員等。
接待過程中，接待人員需熱情友好地迎接客戶或訪客，提供飲料和零食。同時(shí)，提供導(dǎo)覽服務(wù)，向客戶介紹公司概況、歷史、業(yè)務(wù)范圍等信息。
接待后，向客戶或訪客發(fā)送感謝信，表達(dá)感謝并展現(xiàn)后續(xù)合作意愿。同時(shí)，完成跟進(jìn)工作，確保根據(jù)接待目的及時(shí)進(jìn)行。
企業(yè)行政接待標(biāo)準(zhǔn)著重于服務(wù)態(tài)度、溝通能力、外表形象和機(jī)密保密。接待人員應(yīng)具備禮貌、耐心、靈活性和積極性，關(guān)注客戶需求，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時(shí)，具備良好的溝通能力，能準(zhǔn)確傳達(dá)信息，傾聽并理解對(duì)方需求。外表整潔正裝，注重細(xì)節(jié)，展現(xiàn)專業(yè)形象。最重要的是，嚴(yán)守機(jī)密，對(duì)來訪客戶身份和信息進(jìn)行保密，遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定。
1.人事
1)參加必要的會(huì)議及培訓(xùn)；
2)確保部門內(nèi)部良好的溝通交流、人際關(guān)系以及團(tuán)隊(duì)合作精神；
3)執(zhí)行部門會(huì)議及大堂經(jīng)理決定的活動(dòng)計(jì)劃；
4)堅(jiān)持在人員的著裝、衛(wèi)生、制服和儀容儀表上的高標(biāo)準(zhǔn)和原則；
2.產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量
1)對(duì)剛到的客人推銷、登記并分配房間，確保登記單填寫完整，按規(guī)定為離店客人辦理離店手續(xù)；
2)通知其他部門客人的到店、換房、退房及為團(tuán)隊(duì)客人做的特殊安排；
3)在交班本上記錄所發(fā)生的異常及重要的事情以備下一班跟進(jìn)；
4)利用客人反饋的意見及建議來提高我們的服務(wù)質(zhì)量；
5)將所有的建議或者投訴上報(bào)給上級(jí)，以盡快解決、實(shí)施；
6)接受和處理電話和文件，處理散客和團(tuán)體訂房，如有變更，按規(guī)定更改；
7)打印和處理由銷售部送來的團(tuán)體訂房單或變更單；
8)把散客和團(tuán)體訂房單按日期排列好；
9)準(zhǔn)備第二天的重要客人(VIP)、熟客登記卡、團(tuán)體資料；
10)隨時(shí)完成主管或領(lǐng)班臨時(shí)委派的工作；
11)按工作程序迅速、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)接每一個(gè)電話，保證通訊工作暢通，并做好各項(xiàng)記錄；
12)對(duì)客人的詢問要熱情、禮貌、迅速地應(yīng)答，為客人提供長(zhǎng)途、留言、叫醒、咨詢等服務(wù)；
13)熟悉市內(nèi)常用電話號(hào)碼，主動(dòng)幫助客人查找電話號(hào)碼及接通市內(nèi)電話；
14)熟悉本酒店內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，熟悉本酒店內(nèi)主要負(fù)責(zé)人和各部門經(jīng)理的分機(jī)號(hào)碼、姓名和聲音；
15)自覺遵守保密制度，對(duì)如下的情況，必須嚴(yán)格保密：
-客人的情況，特別是VIP客人的情況；
-酒店不對(duì)外公開的情況；
-各部門的工作情況；
-店內(nèi)各種設(shè)施的運(yùn)行情況；
-客人的房號(hào)。
16)遇到日常工作以外的情況或突發(fā)事件，不要擅自處理，應(yīng)及時(shí)上報(bào)主管，通知有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，并做好記錄；
17)刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高外語應(yīng)答水平，豐富自己的知識(shí)，講求語音語調(diào)，為客人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以維護(hù)酒店的聲譽(yù)和利益；
18)執(zhí)行交接班制度，嚴(yán)格交接手續(xù)，對(duì)重點(diǎn)情況重點(diǎn)交待，保證工作的準(zhǔn)確和連續(xù)性；
19)自覺遵守酒店各項(xiàng)規(guī)章制度和員工守則，不得利用工作之便與客人拉關(guān)系，不得與客人談與工作無關(guān)的話，不得利用工作之便與客人交朋友、上房間，泄露酒店秘密，違反有關(guān)外事紀(jì)律；
20)確保輸入酒店系統(tǒng)信息的準(zhǔn)確度以保證支持酒店的長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略計(jì)劃的市場(chǎng)信息的準(zhǔn)確。
3.財(cái)務(wù)
1)確保前臺(tái)的所有程序都按照公司的賬目標(biāo)準(zhǔn)；
2)對(duì)酒店的財(cái)政目標(biāo)有了解并協(xié)助其發(fā)展計(jì)劃和實(shí)施；
3)通過有效的控制協(xié)助酒店完成財(cái)政計(jì)劃目標(biāo)；
4)密切調(diào)查任何可能出現(xiàn)在夜間審核基礎(chǔ)上的賬目差異；
4.銷售
1)抓住贏得客人滿意的機(jī)會(huì)以為酒店贏得回頭客的生意；
2)確保有效的推銷酒店的設(shè)施、服務(wù)及宣傳活動(dòng)以獲得最大的潛在利潤(rùn)；
3)確保高效的酒店市場(chǎng)活動(dòng)的推銷和實(shí)施以獲得顧客的滿意并為酒店贏得回頭客。
以上所述大致就是正規(guī)星級(jí)酒店的前臺(tái)工作流程了。希望對(duì)你有所幫助。
【溫馨提示】關(guān)于會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)禮儀規(guī)范的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。