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導語：會議日程以天為單，是會議各項活動和與會者安排時間的依據，議程依據議題作出順序計劃，是會議所要討論解決問題的大致安排。下面是讓我們了解一下文秘如何籌備會議吧！
會議議程制定（1）列出參與者，明確目標（2）安排議程時間，考慮會議長短和敏感話題（3）確定議程，決定討論形式和決策方式
日程編制：（1）注意涉及事務的習慣順序和公司章程的明確規定（2）明確各項安排，用表格形式列出（3）宣讀議程（4）將同性質問題集中排列（5）保密性強的議題放置后面
在編制議程時，按輕重緩急的原則處理并詳細表示出所需時間
會議討論形式分為頭腦風暴形式和自由討論形式
議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應該再變，但日程可做出相應調整。
會議地點選擇要求：（1）交通便利（2）大小與規模相符（3）有良好配置（4）場地不受外界干擾（5）考慮有無停車場所（6）成本必須合理
考慮因素：（1）會議目的形態（2）實質上需求（3）與會者的期望
清單內容包括：（1）所在地區情況（2）會場環境（3）會議地點設施
對會議地點的檢查有：（1）檢查考慮中的會議場地（2）抽查一個單人間雙人間和套房（3）檢查會議登記管理服務和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務（6）檢查服務項目營業時間了解交通停車設施
中大型會場多采用大小方形，突出主持人注意進退場的方便
座次安排依據職務高低，選舉結果是否是正式代表來安排
會議主席位置應該置于遠離入口處，正對門的位置
常見排法有：橫排法豎排法左右排列法
傳遞方式：當面告知電話傳真書面形式電子郵件
分發過程：準備登記附清退目錄裝封發出
方法：提前發出簽到時發出會中發出現場發出
發布程序：收集篩選加工審核發布
餐飲標準根據會議經費和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制多為自助餐制
嘉賓類型：上級領導政府官員重要客戶社會名流潛在貢獻人
邀請時注意人數不宜過多，考慮代表性和經濟時效，采用寧可邀請，也不排斥的原則
接站人員應在20分鐘抵達接站地點
會議資料包括來賓資料，會務資料溝通資料用品分為必備和特殊設備
空調應在兩小時前開機預熱
會議通用禮儀：文書參會服務迎送禮儀
大部分試聽設備操作溫度在0-40度
剔除的方法：（1）看來源（2）看標題（3）看正文（4）決定取舍
標題一般反映信息內容與價值
信息分類要求：（1）科學性（2）系統性（3）邏輯性（4）實用性
分類方法：（1）字母分類法（2）地區分類法（3）主題分類法（4）數字分類法（5）時間分類法
分類的依據是信息的特征
歸類原則是依信息的不同來源內容時間性質作用進行組織
信息校核原則依信息進一步校核，分析可靠性準確性認定真實性
校核要求：（1）溯源法（2）比較法（3）核對法（4）邏輯法（5）調查法（6）數理統計法
核對法依據最權威資料進行對照分析
邏輯法對信息中表達事實和敘述方法進行分析
數理統計法對信息中的數據定性分析
判斷方法：（1）核對（2）計算（3）定性定量（4）邏輯推理
信息傳遞方向：內向傳遞外向傳遞
內向傳遞形式：（1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內部刊物
外向傳遞形式：（1）信件（2）新聞稿（3）發布會（4）聲明
信息傳遞要素：（1）信源（2）信道（3）信宿
信源分原生源和再生源，信宿即信息終點信息的接受者
信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費時不便交換看法
備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少溝通慢不便于交換看法
報告針對特定利用者
通知是使用最廣泛，頻率最高具有很強的時間性
內部刊物介紹公司動態，業務進展溝通上下聯系員工橋梁
信息傳遞方法：（1）語言傳遞（2）文字傳遞（3）電訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞
文本是大多數信息的傳遞形式，表格針對特定標準信息進行展示。
語言傳遞簡潔直接快速及時受場地限制小但獲取信息零亂較難存儲
圖表分柱狀圖用于統計數字比較餅狀圖多用于展示信息折線圖用于比較性及趨勢信息
信息存儲載體：紙質載體磁性載體
紙質載體使用最多方便閱讀記載標準化
磁性載體：（1）軟盤（2）硬盤最為常用（3）磁帶（4）磁盤（5）縮微品
存儲系統：（1）集中管理系統（2）分散管理系統（3）計算機輔助管理系統
集中管理系統具有便于實現科學化現代化具有整體性的特點
存儲程序：（1）登記（2）編碼（3）排列（4）保存（5）保管
信息編碼由字母和數字組成基本編碼
編碼分為：（1）順序編碼法（2）分組編碼法采用十進位阿拉伯數字
排列方法：（1）時間排列（2）來源排列（3）內容排列（4）字順排列
保存方法：（1）手工（2）計算機（3）電子化（4）縮微品
檔案分類是按來源時間內容形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構成有機體系的工作
分類方法：（1）年度分類法（2）組織機構分類法（3）問題分類法
分類要求：正確判定所屬年度和所屬機構
文件未注明日期，判定文件的準確時間和接近時間
分析文檔形成單位的情況：（1）單位大小（2）穩定狀況（3）界限清晰程度
年度分類法使用最廣
問題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位
檔案檢索工作對信息進行加工存儲，對信息進行查檢存儲，是開放檔案信息資源的必要條件
類型：（1）歸檔文件目錄（2）分類目錄（3）主題目錄（4）人名索引（5）全宗指南
檔案保管期限：（1）長期16-50年（2）短期15年以下（3）永久
保管期限從文件產生形成后的第二年算起
分析檔案價值：（1）分析來源（2）分析內容（3）形式特征（4）技術因素（5）功能因素
分析檔案的重要性獨特性時效性價值由內容體現出來
紙質檔案溫度14度-20度相對濕度50%——65%變化在正負2度濕度正負5度
檔案日常管理：（1）建立制度（2）調節溫度（3）流動保護（4）安全檢查（5）庫房衛生
在會議開始前要有一個較為完備的計劃，如果你的計劃詳細，那么行動起來就會省力不少。
一個會議的順利召開需要協調各方力量，要同時兼顧好許多方面，因此你的計劃一定要盡可能的周全，只有這樣在具體實施的時候才不至于慌亂。
首先要確定好參加會議的人員，及時向領導掌握好情況，在做到心中有數，對于每一個參會人員都確保能夠通知到位，同時對于會議想要邀請的嘉賓一定要提前聯系，避免因為時間問題不能到場。
其次，要做好會議地點的布置工作，這是很重要的一項工作，會場的布置要根據會議主題來確定，一定要簡潔、大方，列好會議所需物品的清單，按照座位的順序有序的擺放好，包括姓名牌和水杯等物品，同時要對會議用到的物品進行登記，以便會議結束后入檔保存或及時歸還。
做好會議期間的接待工作，對于那些遠道而來的參會人員一定要安排好食宿問題，盡可能的為他們提供一個良好的參會環境。
在會議開始時，要做好簽到工作，可以派一名專人來負責這項工作，同時要做好會議的引導工作，避免參會人員有找不到座位的情況。
做好會議的記錄工作，要選派一名素質過硬的秘書來完成這項工作，會議記錄是很重要的，要把領導的會議精神詳細的記錄下來，以便于日后向大家傳達會議精神。
會議結束后，要及時的歸還布置會場所需的道具，同時對領導精神進行整理。
如何開一個高效的會議
開會的目的本來是指引工作方向，使工作更有效率地開展，但實際上會議繁雜而無效是很多員工經常抱怨的話題。如何有效地提高開會質量呢?如何高效開會呢?一起來看看下面的文章！
確定開會的必要性
如果會議內容只是單方面的信息傳遞，那么以文件、電話或網絡等通知形式即可，沒必要大動干戈組織開會。如果是決策性會議，要首先權衡開會需要達到的目標跟參與開會的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要，絕不開會”，堅決不開“老鼠會議”。
充分做會前準備
很多公司在開會的時候寫得很好：今天早上開會，9：30會議室集合。但是從來沒有人寫幾點結束。問題出在哪里?主要是會議資料不應該在會場閱讀，而應該在開會前發放并閱讀，一到會場就直接討論和表決，開會就是為了馬上把結果做出來。擬定好會議流程，包括會議的時間、地點，初步估算開會將持續的時間，并將會議的重點議題列出，提前發放給員工，好讓他們提前準備，安排好手中的'工作。提前將與會領導的發言大約持續時間告知員工，讓他們靈活掌握自己的發言時間。這樣才能快速表決，快速達到會議效果。
靈活掌握會議進程
會議主持人是會議是否成功的重要因素。一個優秀的會議主持人要掌握會議的進程，準時開始，準時結束。要讓每一位員工時刻圍繞會議的中心議題進行討論，做到“開門見山，直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”，一切以“能夠解決問題”為原則，也就是說一切不能解決問題的意見，無需討論，討論了也沒有意義，及時整頓會議秩序，將跑題的人員拉回到會議討論的主題上。這就體現出了會議的本質，即會議就是為了解決問題而開。
有的酒店專門在會議中設置把關員，負責把關主題。在進行討論時，把關員要隨時提醒員工確保討論主題不會離題。當有好的議題出現，會議把關員先記錄下來，但仍要回到原先主題討論。
另外，為了開會不讓員工溜號，不打呼嚕，就請記住以下幾點：
主講人條理清楚，層次分明。會議的幾個議題要清晰，層次要分明，不能混淆。
掌握語速與節奏。過快過慢的語速都會影響聽會人的情緒。節奏適中，語速要有所變化。
適當穿插些輕松的詞語。在恰當的時間，用一些小典故、小笑話調解一下會場的氣氛。
如非必要，就不要準備會議材料，只列議題即可。會議材料的準備，既浪費，也會對參加會議的人造成一種依賴心理。
選擇恰當時間
首先，會議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時間，應該選在員工有充分時間和精力的時段，避免了員工沒有心思參會的問題。其次，會議應該嚴格遵守時間限制，比如說一個小時結束，就應該控制在一個小時之內，否則會讓員工產生會議沒有終點的心理，因此討論問題也會由于失去了時間的壓力而變得不積極，而以后會議中，他們也會對會議時間置若罔聞，很難遵守了。有的酒店設置計時員，在會議的每個階段計時員會依照會議通知規定的每人報告時間，提出警告，以免會議延遲。
確定發言順序
如果會議非常希望知道下屬的意見，可以采用隔離發言的方式：先讓職位最低者進入會場，進行發言;然后他們退場，再由職位高的員工進入會場發言，以此類推。這樣，員工發言時就不會因為顧忌領導在場而不能暢所欲言了。
抓好落實
開會的時候會有一個好笑的現象，“各位，我們的會議到這里結束”，門一打開，嘩，都跑掉了。知道為什么嗎?因為這個會不是我負責的。因此，必須在門打開以前要宣布會議結果的執行人、追蹤人。
只開會，不落實，會讓會議變得失去意義，這同樣是開會效率不高的體現。會議結束后，要有指定的人負責整理會議的最終結論，由領導簽批后，通知部門或專人負責落實，要明確責任，規定期限，限定好執行時間和匯報總結的時間，并指定人負責監督檢查決策的落實情況。
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