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做行政怎么組織一場高效會議？
會前
1、確定會議目的：是收集信息、輸出信息，還是討論問題、做出決策。
2、確定會議的人、事、地、時：
人：確定主持人、參會人、記錄人。
事：確定會議議程（事情先后順序及時間）
時：開始時間和結束時間>1h，中間一定要設休息。
地：在什么地方開會。
3、準備會議材料：提前準備好會議背景材料、發言稿、主持稿、會議PPT等，會議背景材料提前打印好擺在桌子上，調整好投影設備，試一下PPT。總有同學遇到不兼容的問題，辛辛苦苦做的PPT格式全亂了。
4、發布會議通知：會議通知需要至少提前一天發，每個部門都有每個部門的工作計劃，更何況助理經常組織的是高管會。每個高管都有自己一大攤子事，比如原本人家準備十點鐘自己部門開會的提前三天就安排好了，結果你一個消息就把別人的計劃全都打亂了，所有人都得跟著你調時間。
會議中
1、做好會議主持：有的助理也需要負責主持
Tips：一定要把握住每一次公開發言的機會，在職場，話語權籌于影響力。
2、控制會議走向：總有刁民想把會議方向帶跑，同志們要注意啊。
3、控制會議時間：如果前期的準備做的非常好，我們按照計劃執行就好了。萬達的會議就超級厲賽，說幾點開始就幾點開始，更厲害的是說幾點結束就能幾點結束。
4、維護會議秩序：經常有人早退遲到、會上玩手機、隨意走動等類似這樣的事情，一定要制止，不然會不斷削弱你的影響力和威信。
5、做好會議紀要：會議紀要考驗的是邏輯思維和抓重點的能力，不只是記錄會上每個人的發言，而是需要用金字塔原理來加工會議記錄，形成結論先行、論據充足、重點突出、條理清晰的會議紀要。清晰的會議紀要也能避免后期執行的時候，有些人不承認自己說過的話。
6、形成會議決議：記清楚下一步的計劃的負責人、時間節點、產出物，助理要規避的就是后期執行的時候各部門扯皮，所以一定要記清楚，不要給別人留下鉆空子的機會。
會議后
1、整理會議室，恢復成原狀。
2、整理記錄的信息，形成會議記錄。
3、呈報領導，確定要跟進的重要事項。
4、將會議材料立卷歸檔，以備查考。
5、跟進落實會議結果，及時匯報領導。
管理的本質就是如何開好會，以超強執行力著稱的萬達業內流傳，萬達開會，沒人敢睡。
導語：會議日程以天為單，是會議各項活動和與會者安排時間的依據，議程依據議題作出順序計劃，是會議所要討論解決問題的大致安排。下面是讓我們了解一下文秘如何籌備會議吧！
會議議程制定（1）列出參與者，明確目標（2）安排議程時間，考慮會議長短和敏感話題（3）確定議程，決定討論形式和決策方式
日程編制：（1）注意涉及事務的習慣順序和公司章程的明確規定（2）明確各項安排，用表格形式列出（3）宣讀議程（4）將同性質問題集中排列（5）保密性強的議題放置后面
在編制議程時，按輕重緩急的原則處理并詳細表示出所需時間
會議討論形式分為頭腦風暴形式和自由討論形式
議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應該再變，但日程可做出相應調整。
會議地點選擇要求：（1）交通便利（2）大小與規模相符（3）有良好配置（4）場地不受外界干擾（5）考慮有無停車場所（6）成本必須合理
考慮因素：（1）會議目的形態（2）實質上需求（3）與會者的期望
清單內容包括：（1）所在地區情況（2）會場環境（3）會議地點設施
對會議地點的檢查有：（1）檢查考慮中的會議場地（2）抽查一個單人間雙人間和套房（3）檢查會議登記管理服務和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務（6）檢查服務項目營業時間了解交通停車設施
中大型會場多采用大小方形，突出主持人注意進退場的方便
座次安排依據職務高低，選舉結果是否是正式代表來安排
會議主席位置應該置于遠離入口處，正對門的位置
常見排法有：橫排法豎排法左右排列法
傳遞方式：當面告知電話傳真書面形式電子郵件
分發過程：準備登記附清退目錄裝封發出
方法：提前發出簽到時發出會中發出現場發出
發布程序：收集篩選加工審核發布
餐飲標準根據會議經費和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制多為自助餐制
嘉賓類型：上級領導政府官員重要客戶社會名流潛在貢獻人
邀請時注意人數不宜過多，考慮代表性和經濟時效，采用寧可邀請，也不排斥的原則
接站人員應在20分鐘抵達接站地點
會議資料包括來賓資料，會務資料溝通資料用品分為必備和特殊設備
空調應在兩小時前開機預熱
會議通用禮儀：文書參會服務迎送禮儀
大部分試聽設備操作溫度在0-40度
剔除的方法：（1）看來源（2）看標題（3）看正文（4）決定取舍
標題一般反映信息內容與價值
信息分類要求：（1）科學性（2）系統性（3）邏輯性（4）實用性
分類方法：（1）字母分類法（2）地區分類法（3）主題分類法（4）數字分類法（5）時間分類法
分類的依據是信息的特征
歸類原則是依信息的不同來源內容時間性質作用進行組織
信息校核原則依信息進一步校核，分析可靠性準確性認定真實性
校核要求：（1）溯源法（2）比較法（3）核對法（4）邏輯法（5）調查法（6）數理統計法
核對法依據最權威資料進行對照分析
邏輯法對信息中表達事實和敘述方法進行分析
數理統計法對信息中的數據定性分析
判斷方法：（1）核對（2）計算（3）定性定量（4）邏輯推理
信息傳遞方向：內向傳遞外向傳遞
內向傳遞形式：（1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內部刊物
外向傳遞形式：（1）信件（2）新聞稿（3）發布會（4）聲明
信息傳遞要素：（1）信源（2）信道（3）信宿
信源分原生源和再生源，信宿即信息終點信息的接受者
信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費時不便交換看法
備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少溝通慢不便于交換看法
報告針對特定利用者
通知是使用最廣泛，頻率最高具有很強的時間性
內部刊物介紹公司動態，業務進展溝通上下聯系員工橋梁
信息傳遞方法：（1）語言傳遞（2）文字傳遞（3）電訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞
文本是大多數信息的傳遞形式，表格針對特定標準信息進行展示。
語言傳遞簡潔直接快速及時受場地限制小但獲取信息零亂較難存儲
圖表分柱狀圖用于統計數字比較餅狀圖多用于展示信息折線圖用于比較性及趨勢信息
信息存儲載體：紙質載體磁性載體
紙質載體使用最多方便閱讀記載標準化
磁性載體：（1）軟盤（2）硬盤最為常用（3）磁帶（4）磁盤（5）縮微品
存儲系統：（1）集中管理系統（2）分散管理系統（3）計算機輔助管理系統
集中管理系統具有便于實現科學化現代化具有整體性的特點
存儲程序：（1）登記（2）編碼（3）排列（4）保存（5）保管
信息編碼由字母和數字組成基本編碼
編碼分為：（1）順序編碼法（2）分組編碼法采用十進位阿拉伯數字
排列方法：（1）時間排列（2）來源排列（3）內容排列（4）字順排列
保存方法：（1）手工（2）計算機（3）電子化（4）縮微品
檔案分類是按來源時間內容形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構成有機體系的工作
分類方法：（1）年度分類法（2）組織機構分類法（3）問題分類法
分類要求：正確判定所屬年度和所屬機構
文件未注明日期，判定文件的準確時間和接近時間
分析文檔形成單位的情況：（1）單位大小（2）穩定狀況（3）界限清晰程度
年度分類法使用最廣
問題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位
檔案檢索工作對信息進行加工存儲，對信息進行查檢存儲，是開放檔案信息資源的必要條件
類型：（1）歸檔文件目錄（2）分類目錄（3）主題目錄（4）人名索引（5）全宗指南
檔案保管期限：（1）長期16-50年（2）短期15年以下（3）永久
保管期限從文件產生形成后的第二年算起
分析檔案價值：（1）分析來源（2）分析內容（3）形式特征（4）技術因素（5）功能因素
分析檔案的重要性獨特性時效性價值由內容體現出來
紙質檔案溫度14度-20度相對濕度50%——65%變化在正負2度濕度正負5度
檔案日常管理：（1）建立制度（2）調節溫度（3）流動保護（4）安全檢查（5）庫房衛生
會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。
會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程，如有選舉、發獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。
第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(會前分發或會上分發)。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預案執行情況的匯報檢查和現場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現場檢查重點在于會場的布置和安全保衛工作。
第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。
第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發，會議新聞報道或舉行新聞發布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。
會議有規模大小和時間長短之分。會議的規模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質也是有所差別，但是會議工作的內容與流程卻基本相似。一般的會議工作內容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結階段。
會前準備：
會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統安排，會前計劃一般包括以下內容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內部成員構成。
制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設計的，一般不設置客房和娛樂區。
大學：大多數學校都擁有專門的學術報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設置會議設施。
療養院：療養地也配備會議設施，可以療養，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務設施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預算制定
控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發生，總預算應有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯絡場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設置信息中心（提供實時服務）
3.建立指導委員會（負責現場的指導工作進行）
三、總結和評估
會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結束的各項工作總結
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）
5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，并將數據提供給媒體等，擴大影響力）。
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