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會議的流程是如下:
一、會議時間。
二、會議地點。
三、會議議程。
1.與會人員簽到入席。
2.議程一。
3.議程二。
4.break茶點時間。
5.議程三。
6.議程四。
7.會議總結。
四、參加人員。
五、有關要求。
1.參加人員要事先安排好工作,務必準時參加。如無特殊原因不得請假。
2.鑒于會議重要性,需攜帶本子與筆做記錄。
在會議流程的現場階段,可以依照以下流程主持一場會議:
(1)簡短開場
雖說之前有告知與會人會議主旨,但很可能過段時間大家就忘了,所以需要迅速告訴大家這場會議的目的與討論內容。
此外,如果有必要,也可以找個同事做簡單的會議紀錄。
(2)維持主導權
做好開場后,就可以提供相關資料,開始進行匯報或討論了。
在討論的環節中,會議的主持人得維持主導權,也就是掌握時間、確保會議有按照流程走。如果有人岔題,必要時得適時打斷,即使那個人是領導或老板也一樣。
但當然不是直接說“不要浪費大家時間,這個有機會再說”,而是用比較委婉的方式告知對方:“這個事情也很重要,我們等下另外約時間討論,畢竟相關的人并不一定都在這場會議里”,諸如此類的話術或許都是行得通的。
(3)總結
討論進入到尾聲后,會議主持人或會議紀錄者可以簡單歸納剛剛討論的事情,確保沒有遺漏的事項,并且宣布下一步與相關時程、相關負責人。
簡單來說,“冤有頭債有主”,每個任務一定都有執行者,會議的重點就是把執行者提出來,這樣才能確保每個人的職司與進度。
區別是會議流程:講的是先干什么、后干什么,比如先由主持人寒暄幾句——然后每個經理輪番匯報——集體討論——再由總裁點評——最后由主任公布會議的決定——散會,這是一個會議流程。流程關注的事做事的步驟,應該這么做,必須這么做,它強調做事的先后邏輯關系。
會議過程:講的是開這個會起什么作用,產生了什么變化?從一群人進入會議室,到走出會議室,這是一個過程,解決了什么問題。過程強調事物發生了什么改變,至于會議中途誰必須發言,什么時候發言,發什么言,那屬于流程應該管理的范圍。過程跟結果直接關聯,但過程還強調輸入什么資源,而結果是不看輸入的,只看最終的那個狀態。
一個過程可能包含多個流程,比如吃飯這個事情,任何人的過程都是:準備食品——吃——吃飽了。而吃飯的流程則千變萬化:買菜買米——炒菜(不同的菜還有不同的操作流程)——蒸飯(大米饅頭面條流程又還不一樣)——吃......
尤其是看球賽,我們會說馬拉多納在比賽的過程中很厲害,而不會說他在比賽的流程中很厲害。
而在一些簡單的、不嚴格的語境里,過程其實就是流程。
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