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活動(dòng)策劃領(lǐng)域很寬，活動(dòng)的形式不一樣，活動(dòng)執(zhí)行項(xiàng)也是存在差異的，而活動(dòng)會(huì)務(wù)流程歸納起來(lái)主要包括以下幾點(diǎn)：
1、明確活動(dòng)背景、目的。
2、明確活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、參與人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量。
3、組織會(huì)務(wù)工作小組，確定會(huì)務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會(huì)議準(zhǔn)備工作部署。
4、根據(jù)確定的會(huì)議議程，制定會(huì)議預(yù)算，申請(qǐng)專項(xiàng)會(huì)務(wù)費(fèi)用。
5、確定明確的會(huì)議議程、落實(shí)參會(huì)人員參加情況、會(huì)議具體地點(diǎn)情況、參會(huì)人員住宿安排情況、會(huì)議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會(huì)務(wù)指南樣稿，確認(rèn)后開始印刷。
6、發(fā)布會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、提交會(huì)議材料格式要求、參會(huì)人員。
7、確認(rèn)發(fā)言人：選擇有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實(shí)際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事。
8、根據(jù)時(shí)間進(jìn)行預(yù)演，防止時(shí)間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象。
9、活動(dòng)前期宣傳。
10、確定背景圖、參會(huì)證、桌簽、路引、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)路線圖等物料的樣式和內(nèi)容，確認(rèn)后開始制作。
11、檢查各項(xiàng)宣傳材料到位情況。
12、參會(huì)人員房間安排、餐飲安排。
13、提前安排人員到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，安排會(huì)議室、住宿、餐飲事宜。
14、檢查各項(xiàng)會(huì)務(wù)資料到位情況，包括匯報(bào)材料、會(huì)務(wù)指南等。
15、檢查會(huì)議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水。
16、確定進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、搭建內(nèi)容。
17、提前一天與主持人溝通，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)彩排與準(zhǔn)備。
18、組織布置會(huì)議室，并確定室內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備到位情況。
19、全面檢查各項(xiàng)工作落實(shí)情況，安排好指引人員、會(huì)議記錄人員、會(huì)議電腦投影操作人員、攝影攝像人員。
20、確定參會(huì)人員到會(huì)議所在地具體時(shí)間，做好分組。
21、專人舉牌迎接來(lái)賓，引領(lǐng)至接待區(qū)集中，同時(shí)段來(lái)賓集合完畢，引領(lǐng)上車。至酒店，引導(dǎo)到接待臺(tái)簽到。
22、熟悉來(lái)賓的工作人員應(yīng)站在大門口迎接，做好參會(huì)簽到，人員到位后發(fā)放房卡、資料袋。
23、VIP接待：專人專車全程陪同，專車送達(dá)酒店，引至貴賓區(qū)休息，代辦手續(xù)，送至房間。開會(huì)時(shí)由高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)親自陪同，指引坐在前排。
24、選好合影位置。
25、回程票務(wù)協(xié)調(diào)。
26、送賓流程：在酒店大堂定時(shí)定班，專人領(lǐng)隊(duì)，專人跟車。
27、會(huì)議結(jié)束后，回收自帶物品、整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)布會(huì)議成果，總結(jié)會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
以上流程是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的大型會(huì)務(wù)會(huì)議流程，實(shí)際運(yùn)用中可根據(jù)會(huì)務(wù)會(huì)議的大小進(jìn)行調(diào)整。不管做哪種類型的活動(dòng)，都必須要有一個(gè)詳細(xì)活動(dòng)方案與流程，根據(jù)方案進(jìn)行執(zhí)行細(xì)分，細(xì)分越清晰，活動(dòng)執(zhí)行更成功。
1、確立會(huì)議的主題
每一個(gè)會(huì)議都需要提前定好整個(gè)的主題，比如，西瓜樹元引擎峰會(huì)這種，主題就很明確，這也是為了定位好聽眾和參與人員，確定參會(huì)的人員是哪些，這些信息都能幫助你做好這場(chǎng)會(huì)議的目標(biāo)準(zhǔn)備。
2、選擇場(chǎng)地
根據(jù)你的規(guī)模選擇好你的場(chǎng)地，并且多準(zhǔn)備幾家，都去體驗(yàn)之后，再做決定
3、市場(chǎng)營(yíng)銷
大多數(shù)情況下，活動(dòng)組織者都會(huì)有一大筆預(yù)算用于活動(dòng)的推廣，比如在各個(gè)渠道商來(lái)宣傳活動(dòng)，那么廣告這塊需要格外注意，這也是最有挑戰(zhàn)的部分
4、與贊助商合作
邀請(qǐng)一些贊助商參與活動(dòng)可以幫助會(huì)議更好的啟動(dòng)并且削減你的成本，贊助商同樣也會(huì)幫助你做一些市場(chǎng)推廣。
5、聯(lián)絡(luò)嘉賓
邀請(qǐng)一些有名望且有實(shí)力的演講者是非常重要的
6、會(huì)議日準(zhǔn)備，簽到，接待，反饋
在會(huì)議開始前一天，你需要檢查一切環(huán)節(jié)以確保會(huì)議能正常進(jìn)行
在策劃活動(dòng)之前,首先要明確何為活動(dòng).
對(duì)于大型公眾活動(dòng)的定義是:有目的,有計(jì)劃,有步驟的組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)行為叫做大型公眾活動(dòng),也稱為"大型活動(dòng)","專題活動(dòng)",是公共關(guān)系專業(yè)常用的技術(shù)手段.會(huì)展本身亦是大型公眾活動(dòng)常見(jiàn)的一種形式.
而本文研究的對(duì)象——大型會(huì)展中的活動(dòng),則需要在此基礎(chǔ)上加一個(gè)限定概念,即在一個(gè)大型會(huì)展期間舉辦的公眾活動(dòng).為其下一個(gè)粗略的定義——在會(huì)展期間,為了增加會(huì)展效果而進(jìn)行的有目的,有計(jì)劃,有步驟的組織眾多人參與的協(xié)調(diào)行為.
活動(dòng)的特點(diǎn)為:鮮明的目的性,廣泛的社會(huì)性,嚴(yán)密的操作性,高投資性.這些特性決定了其策劃是一項(xiàng)需要花去大量時(shí)間和精力的工作,以便在實(shí)施活動(dòng)策劃時(shí),達(dá)到最佳效果.(二)活動(dòng)策劃的定義與特點(diǎn)活動(dòng)策劃包括五個(gè)基本要素,即時(shí)間,地點(diǎn),人員,主題和流程.其中,人員包括活動(dòng)主辦,協(xié)辦(聯(lián)辦),承辦,贊助等方面的相關(guān)機(jī)構(gòu)與工作人員;主題包括該次活動(dòng)的主要目的,中心任務(wù)和意義;流程則指按照日程順序和人員分工來(lái)安排活動(dòng)的分項(xiàng)目.
又可說(shuō)活動(dòng)策劃是策劃人員根據(jù)活動(dòng)組織目的的要求,調(diào)查會(huì)展現(xiàn)狀,分析現(xiàn)有條件,為活動(dòng)設(shè)計(jì)切實(shí)可行的行動(dòng)方案的過(guò)程.策劃活動(dòng)的特點(diǎn)歸納為以下四點(diǎn):策劃有一定的目的性,有組織地;基于對(duì)會(huì)展背景的了解;有一個(gè)研究,分析的過(guò)程;一個(gè)制訂行動(dòng)方案的過(guò)程.
策劃此類活動(dòng)必須依據(jù)一些既定的原則.1.活動(dòng)的主題與形式必須符合展會(huì)的需要.雖然說(shuō)一個(gè)活動(dòng)富有創(chuàng)意的話,可以吸引到觀眾的注意,但是仍然要與會(huì)展的大環(huán)境保持一致,否則將會(huì)導(dǎo)致脫離展會(huì)背景,更可能會(huì)造成觀眾對(duì)會(huì)展注目度的抽離,甚至帶來(lái)隱患,以會(huì)展背景為前提是策劃活動(dòng)的首要原則.
2.能進(jìn)一步豐富和完善展會(huì)的基本功能.展會(huì)如果單純以展示和會(huì)議的形式來(lái)傳播相關(guān)信息,促成交易,就不能夠完全地體現(xiàn)一個(gè)大型會(huì)展的魅力所在,而策劃活動(dòng)的目的就是豐富展會(huì)功能,為不同層次,不同專業(yè)的展會(huì)策劃出不同的活動(dòng),針對(duì)會(huì)展本身的不足之處,用活動(dòng)來(lái)彌補(bǔ),完善會(huì)展是活動(dòng)存在的本質(zhì).
3.有助于展會(huì)吸引更多潛在企業(yè)參展和觀眾參觀.會(huì)展的舉辦不一定能夠吸引到某些對(duì)于會(huì)展信息不十分熱衷的潛在觀眾,企業(yè),對(duì)于這些對(duì)象,策劃一個(gè)具有吸引力的活動(dòng)是再好不過(guò)的方法了,可以把會(huì)展信息帶給這些觀眾,從而把他們吸引到會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)來(lái).
4.有助于活躍展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)氣氛但不影響企業(yè)展出和觀眾參觀.如果在一個(gè)枯燥的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng),即便對(duì)此會(huì)展主題再熱情,觀眾都不會(huì)停留很久,如果利用不同的傳播方式把會(huì)展信息傳達(dá)給他們,他們會(huì)對(duì)接受的信息印象深刻,并且會(huì)把這個(gè)好印象連帶地作用在這個(gè)會(huì)展品牌上.當(dāng)然前提是必須是好印象,如果活動(dòng)過(guò)于喧賓奪主,造成負(fù)面影響便得不償失了.
5.活動(dòng)本身要能產(chǎn)生較好的效果.參與活動(dòng)的過(guò)程對(duì)于一個(gè)來(lái)參觀展會(huì)的觀眾和企業(yè)來(lái)說(shuō),應(yīng)該是一個(gè)愉快的過(guò)程,他們可以通過(guò)活動(dòng)了解到更多的行業(yè)熱點(diǎn),技術(shù)開發(fā),但是如果此活動(dòng)的并不能夠產(chǎn)生良好的效果,這就是策劃活動(dòng)的失敗,浪費(fèi)了活動(dòng)資本,也花去了觀眾的參與成本.
活動(dòng)的策劃者既希望做到有創(chuàng)意,吸引參觀者,又擔(dān)心活動(dòng)過(guò)熱的氣氛會(huì)對(duì)展會(huì)本身造成不利影響,這兩者間的矛盾造成了策劃時(shí)的疑惑.例如在對(duì)于活動(dòng)主題的確立上,就有兩種相對(duì)的意見(jiàn),是應(yīng)以表現(xiàn)會(huì)展整體的主題為主,還是吸引觀眾為主.一方面認(rèn)為如果活動(dòng)主題與會(huì)展主題不相符就會(huì)影響到會(huì)展本身效果,因?yàn)榛顒?dòng)吸引了觀眾,把他們的注意力轉(zhuǎn)移了;而另一觀點(diǎn)認(rèn)為,活動(dòng)以更為誘人的主題吸引到了觀眾,把他們帶入會(huì)展中,觀眾自然而然就會(huì)把注意力轉(zhuǎn)移到了會(huì)展上.其實(shí)這兩種觀點(diǎn)的出發(fā)點(diǎn)都是希望提高會(huì)展效果,如果按照前文提到的活動(dòng)策劃原則,策劃者掌控住活動(dòng)的分寸,無(wú)論是與會(huì)展主題相關(guān)與否,到達(dá)最終目的才是最重要的.(三)活動(dòng)策劃的內(nèi)容與步驟會(huì)展中的活動(dòng)其實(shí)是一種公關(guān)活動(dòng),只是針對(duì)的對(duì)象更為具體,即展會(huì)的目標(biāo)企業(yè)和觀眾,所以其策劃和實(shí)施,可以完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行:第一步,確立項(xiàng)目.活動(dòng)的目標(biāo)是什么為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng)這個(gè)活動(dòng)對(duì)于會(huì)展整體而言有什么好處在回答了這些問(wèn)題后,就要收集會(huì)展的相關(guān)資料.如果是為專業(yè)性的會(huì)展舉辦活動(dòng),則要事先充分了解此行業(yè)的專業(yè)知識(shí),至少做到半個(gè)專家,才有資格為活動(dòng)確立項(xiàng)目,這亦是初步的資料調(diào)查.
必須明確確立的主題范圍,由于活動(dòng)是會(huì)展的一部分,所以它被期望達(dá)到的目的已經(jīng)被細(xì)分,自然主題也應(yīng)有針對(duì)性.
第二步,情況調(diào)查.調(diào)查,相當(dāng)于要做到立項(xiàng)時(shí)的另半個(gè)專家,這不僅僅是了解該行業(yè)的專業(yè)知識(shí),更要針對(duì)活動(dòng)本身作調(diào)查,例如國(guó)家關(guān)于公眾活動(dòng)方面的政策和法規(guī),公眾關(guān)注的熱點(diǎn)話題以及預(yù)期持續(xù)時(shí)間,歷史上同類型活動(dòng)的案例,場(chǎng)地狀況和時(shí)間的選擇性,都是調(diào)查的內(nèi)容.
第三步,活動(dòng)相關(guān)可行性研究,是一個(gè)十分重要的工作步驟,根據(jù)調(diào)查的情況確定出可行的活動(dòng)范疇,為策劃定下基礎(chǔ),也盡可能節(jié)省論證方案的人力精力成本.研究范圍包括活動(dòng)的社會(huì)適應(yīng)性,會(huì)展現(xiàn)有的條件包括社會(huì)環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性,財(cái)力適應(yīng)性,效益的可行性.
從效益的角度考慮,把活動(dòng)費(fèi)用與媒體宣傳方面費(fèi)用相比較,如果投放媒介做廣告,比做一個(gè)活動(dòng)更有效,活動(dòng)就不一定做了,何況舉辦活動(dòng)可能還需為其再做媒體宣傳.還有社會(huì)物質(zhì)水平的適應(yīng)性,活動(dòng)需要?jiǎng)佑迷S多社會(huì)物質(zhì),出奇出新的創(chuàng)意更需要物質(zhì)的支持,因而需要策劃人員盡量利用可以獲得的物質(zhì).最后一個(gè)是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性,需要那些應(yīng)變措施如戶外活動(dòng)要考慮天氣的情況,野外活動(dòng)考慮更多的是安全設(shè)施問(wèn)題,這些都是要進(jìn)行可行性研究的范疇.第四步,提煉活動(dòng)主題,進(jìn)行創(chuàng)意.一個(gè)活動(dòng)之所以可以完善會(huì)展的功能,即因?yàn)樗男问奖葧?huì)展更為豐富,所以活動(dòng)有它自己的創(chuàng)意點(diǎn)就成為關(guān)鍵.如同廣告創(chuàng)意一樣,除了個(gè)人創(chuàng)意外,要特別強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)意的概念,如果能夠在創(chuàng)意過(guò)程中開個(gè)頭腦風(fēng)暴可以事半功倍.團(tuán)體創(chuàng)意的過(guò)程也始終貫穿著個(gè)人的創(chuàng)意過(guò)程,作為現(xiàn)代策劃,需要的是多個(gè)學(xué)科的綜合和團(tuán)體的智慧,而不是某個(gè)的杰作.
第五步,流程及細(xì)節(jié)考慮.一個(gè)活動(dòng)并不是擁有主題就夠了,還需要眾多細(xì)節(jié)問(wèn)題的支持,例如嘉賓的演講次序,時(shí)間安排等等,流程就是一個(gè)活動(dòng)對(duì)受眾的語(yǔ)言,完美的表達(dá)才能使活動(dòng)起到最大的影響.細(xì)節(jié)策劃是策劃者最容易忽視的一個(gè)環(huán)節(jié),甚至被認(rèn)為是執(zhí)行時(shí)應(yīng)該考慮的問(wèn)題.策劃者需要調(diào)動(dòng)各種資源來(lái)確保活動(dòng)的順利進(jìn)行.
第六步,制定策劃案,也就是把設(shè)想的方案用文字表達(dá)出來(lái),即按形式,時(shí)間,地點(diǎn),人員,主題和流程幾個(gè)部分,書寫策劃案.
第七步,活動(dòng)策劃案論證.這是對(duì)整個(gè)方案的可行性論證,針對(duì)不合理的活動(dòng)細(xì)節(jié)略加調(diào)節(jié),方案論證通常使用定位式優(yōu)選法,輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法.以上的七個(gè)步驟只是一個(gè)必要的模式,不同類型的活動(dòng)在細(xì)節(jié)會(huì)各有差異,甚至完全不同,需要視具體情況而定
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