本文目錄

1. 辦公室接待方案及流程
2. 會(huì)議接待方案范本
3. 會(huì)議接待的具體工作流程

辦公室接待方案及流程

辦公室接待方案及流程。在職場(chǎng)上，接待一名重要客戶(hù)的時(shí)候就需要做一份辦公室接待方案及流程，這樣才能讓客戶(hù)心情愉悅，下面的談話(huà)就會(huì)比較順暢。接下來(lái)就由我?guī)Т蠹伊私廪k公室接待方案及流程的相關(guān)內(nèi)容。

客戶(hù)接待是我們從事商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分，是我們進(jìn)行商務(wù)洽談、客戶(hù)溝通的有效載體。一次優(yōu)質(zhì)的客戶(hù)接待活動(dòng)既能充分展示我司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、談判技能、組織能力及協(xié)調(diào)能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實(shí)力，更能促進(jìn)雙方合作的順利進(jìn)行，促進(jìn)項(xiàng)目洽談的順利展開(kāi)，同時(shí)，還能促使新合作項(xiàng)目的生成，將雙方的合作提高到戰(zhàn)略伙伴合作的層面。因此，一次考慮全面、服務(wù)周到的客戶(hù)接待活動(dòng)對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)的銷(xiāo)售工作推進(jìn)起著舉足輕重的作用。

一、客戶(hù)來(lái)訪的一般目的:

在我們業(yè)務(wù)人員和客戶(hù)進(jìn)行郵件溝通的過(guò)程中，客戶(hù)很可能提到要來(lái)公司訪問(wèn)，同時(shí)，我司業(yè)務(wù)人員也會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候邀請(qǐng)客戶(hù)來(lái)我司考察訪問(wèn)，以加深雙方的溝通和了解，促進(jìn)雙方合作的進(jìn)行。那么，我們首先要了解清楚客戶(hù)來(lái)訪的目的，通常不外乎以下幾種：

1、考察工廠以便了解我公司的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)等基本運(yùn)作情況，同時(shí)了解我司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量控制體系和研發(fā)體系等等。這些客戶(hù)往往是新客戶(hù)，只是通過(guò)網(wǎng)站、展會(huì)、客戶(hù)介紹等方式了解到我們公司并產(chǎn)生了強(qiáng)烈的合作意向，但對(duì)于我司企業(yè)實(shí)體了解不深，因此，實(shí)地考察訪問(wèn)無(wú)疑是一種最為直接有效的了解方式。

2、進(jìn)行項(xiàng)目洽談，這樣的客戶(hù)往往是和我司相關(guān)業(yè)務(wù)人員已經(jīng)有過(guò)幾次溝通，而且在相關(guān)展會(huì)上已經(jīng)看到過(guò)我們的產(chǎn)品和公司整體形象展示。來(lái)訪者往往是帶著訂單、帶著項(xiàng)目，是有備而來(lái)的。目的就是討論現(xiàn)有項(xiàng)目的合作，包括相關(guān)技術(shù)問(wèn)題、價(jià)格問(wèn)題、付款方式、交貨期等內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性討論。這樣的客戶(hù)通常是我們最為重視的，因此，接待時(shí)不僅要有專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員陪同，公司領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)適時(shí)參加接待和談判。

3、驗(yàn)貨為主，順便了解公司發(fā)展情況。這樣的客戶(hù)通常已經(jīng)和我們公司開(kāi)始有了訂單的合作基礎(chǔ)。來(lái)訪的主要目的是對(duì)我司的產(chǎn)品質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)。同時(shí)，手中有一定的新項(xiàng)目，如果談的愉快，新項(xiàng)目生成的可能性極大。這類(lèi)客戶(hù)往往會(huì)被我們的業(yè)務(wù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)忽視，因?yàn)榭蛻?hù)此前已經(jīng)來(lái)訪過(guò)，而且大家合作正常進(jìn)行，但我們往往會(huì)忽略客戶(hù)新項(xiàng)目的生成。

4、投訴為主，順便對(duì)我們公司進(jìn)行深入考察。這樣的客戶(hù)使我們最想接待但又最怕接待的客戶(hù)。想，是因?yàn)樗_實(shí)是一個(gè)很好的合作伙伴;怕，是因?yàn)槲覀兇饲坝袑?duì)不住客戶(hù)的地方，擔(dān)心談不好會(huì)傷害并可能丟失了客戶(hù)。但，這樣的客戶(hù)，我們恰恰必須要充分重視。

5、雙方公司進(jìn)行基本的人際溝通。這樣的客戶(hù)來(lái)訪往往是順道而過(guò)，來(lái)之前或許也沒(méi)有預(yù)約。這樣的客戶(hù)和咱的關(guān)系已經(jīng)很鐵了。來(lái)一下只是加強(qiáng)溝通，順帶看看正在合作的訂單運(yùn)轉(zhuǎn)情況。

二、客戶(hù)來(lái)訪之前的準(zhǔn)備工作

一旦確認(rèn)客戶(hù)來(lái)訪，我們的業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真、細(xì)致地做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，針對(duì)客戶(hù)來(lái)訪目的，我們必須根據(jù)公司相關(guān)流程和制度，針對(duì)性地做好安排：

1、了解客戶(hù)

對(duì)于老客戶(hù)來(lái)訪，我們不需要對(duì)客戶(hù)進(jìn)行深層次的了解。但對(duì)于新客戶(hù)來(lái)訪，我們必須慎重，必須詳細(xì)了解清楚客戶(hù)的實(shí)際狀況和來(lái)訪的真正用意。如果發(fā)現(xiàn)客戶(hù)公司實(shí)體并不存在或者是和我司的產(chǎn)品相似的制造型企業(yè)，我們必須謹(jǐn)慎對(duì)待客戶(hù)來(lái)訪。因此，客戶(hù)調(diào)查是非常重要的，業(yè)務(wù)人員必須通過(guò)網(wǎng)站查詢(xún)、客戶(hù)溝通等方式認(rèn)真填寫(xiě)。

2、邀請(qǐng)函及相關(guān)來(lái)訪入境手續(xù)

在客戶(hù)確定來(lái)訪后，業(yè)務(wù)人員必須和客戶(hù)詳細(xì)溝通，了解客戶(hù)是否需要我司制作來(lái)訪邀請(qǐng)函，以便客戶(hù)順利辦理VISA卡。有的國(guó)家還需要我們協(xié)助提供相關(guān)其它證明材料如：我國(guó)政府部門(mén)需要審核對(duì)方的資信情況身份情況等材料，那么我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)該在客戶(hù)確定來(lái)訪前協(xié)助辦理，以便客戶(hù)順利入境。

3、客戶(hù)的行程安排

在確認(rèn)客戶(hù)來(lái)訪后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分了解客戶(hù)此次來(lái)訪的行程安排，客戶(hù)通常情況下不會(huì)只是因?yàn)榘菰L我們公司而進(jìn)入中國(guó)。一般是同時(shí)考察幾個(gè)供應(yīng)商，或者是展會(huì)結(jié)束來(lái)訪，因此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該事先和客戶(hù)溝通確認(rèn)好。如果客戶(hù)在考察過(guò)我們后還要到其他中國(guó)供應(yīng)商考察，應(yīng)該幫助客戶(hù)做好相關(guān)聯(lián)系和對(duì)接工作。

4、航班、用車(chē)、酒店、住宿等信息確認(rèn)

客戶(hù)確認(rèn)來(lái)訪并已經(jīng)辦好VISA卡后，通常會(huì)告訴業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確的航班信息，這時(shí)，我們的.業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系客戶(hù)，盡量讓客戶(hù)不要直飛上海，可以通過(guò)香港轉(zhuǎn)機(jī)到南京，這樣一來(lái)可以節(jié)省我們接機(jī)的時(shí)間，二來(lái)可以為我司節(jié)省一定的用車(chē)費(fèi)用。

航班信息確認(rèn)完畢后，要同時(shí)詢(xún)問(wèn)客戶(hù)是否需要我司代為預(yù)定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費(fèi)用通常由客人自行支付，但我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)詢(xún)問(wèn)并協(xié)助客戶(hù)預(yù)定酒店。

客戶(hù)來(lái)訪之前，業(yè)務(wù)人員必須根據(jù)來(lái)訪客戶(hù)數(shù)量提前兩天填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)單交行政部，以便及早安排好車(chē)輛接送客戶(hù)。

5、參與接待人員對(duì)接

根據(jù)前期的溝通，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該基本上能夠了解客戶(hù)此次來(lái)訪需要洽談的主要內(nèi)容，為此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前一天和相關(guān)技術(shù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，并請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員在接待時(shí)給予協(xié)助和支持。同時(shí)，應(yīng)提前將客戶(hù)來(lái)訪信息匯報(bào)給部門(mén)經(jīng)理及外貿(mào)部副總，以便準(zhǔn)確把握客戶(hù)意圖，保證洽談進(jìn)程順利進(jìn)行，并對(duì)相關(guān)可能出現(xiàn)的問(wèn)題加以分析和判斷。更為重要的是客戶(hù)來(lái)訪前應(yīng)根據(jù)客戶(hù)級(jí)別相應(yīng)知會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與談判的人員。如需要董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)參加，必須提前2天書(shū)面告知總經(jīng)辦，以便確認(rèn)董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)是否可以參加。

6、資料準(zhǔn)備

客戶(hù)來(lái)訪前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先認(rèn)真整理好和該客戶(hù)溝通過(guò)的相關(guān)資料，如：洽談合作的產(chǎn)品情況、價(jià)格情況、技術(shù)改進(jìn)情況、模具開(kāi)設(shè)情況等等。以及與該客戶(hù)往來(lái)的重要傳真、EMAIL、相關(guān)合同、報(bào)價(jià)及其他重要資料。有關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、使用說(shuō)明等應(yīng)事先與研究院或技術(shù)部門(mén)相關(guān)人員聯(lián)系以確保無(wú)誤。并就這些信息和部門(mén)經(jīng)理及外貿(mào)部副總進(jìn)行事先溝通，以促進(jìn)談判的順利進(jìn)行。更重要的是，在談判前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)對(duì)擬洽談合作的產(chǎn)品情況進(jìn)行充分了解，以便談判現(xiàn)場(chǎng)能夠迅速反應(yīng)并隨時(shí)回答客戶(hù)的有關(guān)提問(wèn)。

7、會(huì)談必備用品準(zhǔn)備

客戶(hù)來(lái)訪的前一天，業(yè)務(wù)人員必須事先告知行政部來(lái)訪人數(shù)、需要準(zhǔn)備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數(shù)量，展廳使用時(shí)間，多媒體教室使用時(shí)間，會(huì)議室使用時(shí)間，是否需要國(guó)旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。行政部必須在客戶(hù)進(jìn)入會(huì)議室前10分鐘必須把會(huì)議室空調(diào)打開(kāi)，并將所有準(zhǔn)備資料和用品準(zhǔn)備到位。

8、備用金準(zhǔn)備

為保證客戶(hù)來(lái)訪期間的資金使用充足，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)來(lái)訪客戶(hù)數(shù)量、到達(dá)時(shí)間等信息事先按照相關(guān)手續(xù)從財(cái)務(wù)部預(yù)借部分備用金，以便招待客戶(hù)途中簡(jiǎn)餐或其它特殊用款。

9、就餐準(zhǔn)備

客戶(hù)來(lái)訪之前應(yīng)根據(jù)客戶(hù)在我司考察的時(shí)間情況合理安排就餐，如果客戶(hù)當(dāng)日返回，中午應(yīng)該宴請(qǐng)客戶(hù)，并有部門(mén)經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加。如果客戶(hù)次日或隔日離開(kāi)，午餐應(yīng)從簡(jiǎn)，由業(yè)務(wù)員本人陪同客戶(hù)外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應(yīng)有部門(mén)經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加或公司其他領(lǐng)導(dǎo)參與宴請(qǐng)客戶(hù)，宴請(qǐng)酒店地點(diǎn)應(yīng)事先和外貿(mào)部副總溝通好以便外貿(mào)部副總安排后援部及早做好預(yù)定。

三、會(huì)談流程

客戶(hù)來(lái)訪的整個(gè)會(huì)談進(jìn)程主要分為觀看錄像了解公司的發(fā)展歷程、參觀展廳、企業(yè)情況PPT介紹、項(xiàng)目合作討論等部分，這幾個(gè)部分可以相互交錯(cuò)或同時(shí)進(jìn)行，但需要注意以下幾點(diǎn)：

1、客戶(hù)落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業(yè)務(wù)員(該客戶(hù)對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)人員，同時(shí)也是會(huì)議的主持人)應(yīng)起身先做自我介紹，然后按照職級(jí)依次向客戶(hù)介紹我司參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向我司領(lǐng)導(dǎo)介紹客戶(hù)方代表，如果客戶(hù)方只有1人，就不需要介紹了。

2、人員情況介紹完畢后，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)介紹并說(shuō)明整個(gè)會(huì)談的主題。在主接待業(yè)務(wù)員介紹和講解期間，配合接待的業(yè)務(wù)員(次接待業(yè)務(wù)員)應(yīng)隨時(shí)做好翻譯協(xié)助，以便我司相關(guān)人員能夠理解。

3、對(duì)于公司介紹，如果沒(méi)有錄像資料介紹，由主接待業(yè)務(wù)員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認(rèn)的PPT資料向客戶(hù)演示并講解;講解過(guò)程中要認(rèn)真聽(tīng)取客戶(hù)隨時(shí)提出的疑問(wèn)并給予正確解答。沒(méi)有把握的應(yīng)請(qǐng)相關(guān)在場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)給予解答，并同時(shí)做好翻譯協(xié)助。

4、新來(lái)訪客戶(hù)通常在主接待業(yè)務(wù)員介紹完畢后會(huì)介紹該公司的相關(guān)情況，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)做好對(duì)應(yīng)翻譯工作。

5、項(xiàng)目洽談，可以在會(huì)議室進(jìn)行，也可以在引領(lǐng)客戶(hù)參觀展廳期間同時(shí)進(jìn)行交流與溝通。項(xiàng)目洽談過(guò)程中，應(yīng)建議公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)以適當(dāng)方式回避，以保證公司領(lǐng)導(dǎo)的最終決定不收談判內(nèi)容的影響。即便項(xiàng)目洽談在展廳有過(guò)討論，最終的項(xiàng)目確認(rèn)仍必須在會(huì)議室進(jìn)行。

6、會(huì)談全部進(jìn)程之中，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)做好會(huì)議洽談全部?jī)?nèi)容的詳細(xì)記錄和整理工作，會(huì)談結(jié)束后，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做好會(huì)談紀(jì)要，并請(qǐng)客戶(hù)和主接待業(yè)務(wù)員審核確認(rèn)，雙方簽字各保留一份正本。會(huì)談紀(jì)要的英文模板如下：

7、客戶(hù)接待的全過(guò)程中間，次接待人員應(yīng)隨時(shí)協(xié)助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設(shè)備、輔助人員等的補(bǔ)充工作，同時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)圖片的拍攝及錄像工作。

四、會(huì)談后續(xù)工作

1、會(huì)談結(jié)束后，次接待人員應(yīng)清理好會(huì)議室并將相關(guān)資料設(shè)備交還給相關(guān)部門(mén)。

2、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)陪同客戶(hù)共進(jìn)午餐或晚餐。通常情況下，客戶(hù)如果在我司吃晚飯，午餐應(yīng)以簡(jiǎn)單的工作餐招待。和客戶(hù)共進(jìn)晚餐的情況下，應(yīng)有相應(yīng)部門(mén)經(jīng)理或副總參與，重要客戶(hù)應(yīng)事先邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)帶參與。并在晚餐前贈(zèng)送禮品給客戶(hù)。如果客戶(hù)需要在午餐后離開(kāi)，午餐應(yīng)視為正餐，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)招待。

3、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)保持和行政部的溝通，以保證用車(chē)的順利，決不可因我司人員疏忽導(dǎo)致客戶(hù)久等或不能正常用車(chē)。并及時(shí)安排將客戶(hù)送至相應(yīng)的火車(chē)站或機(jī)場(chǎng)。

五、訪問(wèn)后期工作

1、客戶(hù)訪問(wèn)結(jié)束的第二天，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)將雙方確認(rèn)的會(huì)談紀(jì)要翻譯成中文，并于當(dāng)日和相關(guān)生產(chǎn)、技術(shù)、研發(fā)部門(mén)就相關(guān)技術(shù)問(wèn)題、交貨期等信息進(jìn)行確認(rèn)，需要下達(dá)生產(chǎn)、改進(jìn)、開(kāi)模、研發(fā)等任務(wù)通知的應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)完畢。

2、客戶(hù)訪問(wèn)結(jié)束后的第二天，應(yīng)立即整理出1份內(nèi)容詳細(xì)并包含會(huì)談紀(jì)要附件的答謝信給客戶(hù)，并抄送客戶(hù)方所有來(lái)訪人員及我司參與接待的外貿(mào)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)將我司技術(shù)人員提供的有關(guān)改進(jìn)、開(kāi)模、研發(fā)等的信息告知客戶(hù)，以便客戶(hù)及時(shí)掌握和了解我司的反饋信息，同時(shí)明確洽談中未決事宜的完成時(shí)間表及重要事項(xiàng)。郵件中可以將客戶(hù)來(lái)訪時(shí)的相關(guān)照片一并發(fā)送給客戶(hù)。注意：為防止郵件過(guò)大堵塞客戶(hù)郵箱，所有照片應(yīng)復(fù)制到WORD并壓縮后以文檔形式發(fā)出，應(yīng)確保整個(gè)郵件容量不超過(guò)1MB。

六、注意事項(xiàng)

1、客戶(hù)接待從最初的聯(lián)系準(zhǔn)備到接待結(jié)束到后續(xù)工作推進(jìn)整個(gè)過(guò)程中，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)完成各相關(guān)表格的填寫(xiě)，并于后續(xù)工作正式推進(jìn)的第二天提交給外貿(mào)部副總備案留存。

2、有關(guān)客戶(hù)接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業(yè)務(wù)談判禮儀要求等知識(shí)各位在學(xué)校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作詳細(xì)講解。不清楚的可以上網(wǎng)查詢(xún)。如有必要，我們將在以后的培訓(xùn)中專(zhuān)門(mén)講解。

辦公室接待工作程序

一、目的

為保證公司的各項(xiàng)接待工作能夠保質(zhì)保量的有序進(jìn)行，體現(xiàn)公司企業(yè)文化的水平，特對(duì)公司的有關(guān)接待工作做以下規(guī)定：

二、流程

1)任務(wù)確認(rèn)：在接到相關(guān)接待任務(wù)的通知后，應(yīng)仔細(xì)了解接待的規(guī)模、規(guī)格、時(shí)間、具體要求等細(xì)節(jié)問(wèn)題，并對(duì)一些基本要素進(jìn)行確認(rèn)。

2)方案制定：在最短時(shí)間內(nèi)根據(jù)接待的具體內(nèi)容做出相應(yīng)的接待方案，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審閱，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)做相應(yīng)修改，對(duì)于一些可能存在變數(shù)的地方需要做部分預(yù)案以備用。

3)提前準(zhǔn)備：接待方案經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)同意后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如航班查詢(xún)、制作接機(jī)牌、酒店房間預(yù)定、餐廳預(yù)定、車(chē)輛安排、會(huì)場(chǎng)安排、橫幅制作、席卡制作、禮品購(gòu)買(mǎi)、接待日程、任務(wù)與人員安排等等。

4)接待執(zhí)行：嚴(yán)格按照方案內(nèi)容執(zhí)行，遇有臨時(shí)性改變或發(fā)生意外情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。工作人員應(yīng)做到儀表端正、和藹大方、語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、親切、服務(wù)細(xì)致、周到、盡善盡美。

5)小結(jié)：每次接待任務(wù)完成后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況做出小結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)不足，為今后更好的完成接待任務(wù)積累經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)人員。

三、質(zhì)量控制

領(lǐng)導(dǎo)和具體接待負(fù)責(zé)同志應(yīng)加強(qiáng)對(duì)整個(gè)接待工作質(zhì)量的監(jiān)控，及時(shí)指出不足的地方，保證接待任務(wù)的順利完成。

四、其它

所有參加接待工作的人員應(yīng)根據(jù)各自的分工做好相應(yīng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括車(chē)輛保修養(yǎng)、原有安排等等，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自改變各自所承擔(dān)的任務(wù)。

前期準(zhǔn)備

一、接機(jī)

1、查詢(xún)、落實(shí)來(lái)賓所乘飛機(jī)航班、火車(chē)班次到達(dá)時(shí)間; 2、對(duì)陌生來(lái)賓制作接機(jī)、接站牌; 3、提前一個(gè)小時(shí)通知接機(jī)、接站領(lǐng)導(dǎo)和接機(jī)、接站車(chē)輛司機(jī); 4、提前 10-20分鐘到達(dá)機(jī)場(chǎng)或火車(chē)站。

二、入住賓館

1、確定來(lái)賓到達(dá)時(shí)間、人員情況后，第一時(shí)間預(yù)訂賓館房間。原則上副廳級(jí)以上和學(xué)院重要貴賓預(yù)訂套間，其余均預(yù)定標(biāo)間; 2、重要來(lái)賓入住前一個(gè)小時(shí)，酒店門(mén)前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮花; 3、每天早餐安排院領(lǐng)導(dǎo)陪同; 4、離酒店當(dāng)日，辦公室負(fù)責(zé)接待工作人員及時(shí)辦好結(jié)帳手續(xù)。

三、就餐

1、確定就餐時(shí)間、人員、規(guī)格后，第一時(shí)間預(yù)訂餐廳包廂; 2、就餐前四個(gè)小時(shí)，通知到來(lái)賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)和工作人員; 3、重要就餐一個(gè)小時(shí)前制作好就餐人員席卡，就餐前一個(gè)小時(shí)點(diǎn)菜，堅(jiān)持節(jié)約原則。內(nèi)地來(lái)賓不上海鮮，安排地產(chǎn)魚(yú)。 4、就餐前半個(gè)小時(shí)，煙、酒水到位。 5、落實(shí)車(chē)輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位(重要就餐安排照相人員); 6、辦公室負(fù)責(zé)接待人員就餐結(jié)束前十分鐘結(jié)帳，并通知司機(jī)送客; 7、辦公室負(fù)責(zé)接待人員打包。

四、旅游

1、提前兩天制定方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn);并送來(lái)賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)接待工作人員和司機(jī); 2、長(zhǎng)途旅游，提前兩個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備好所需費(fèi)用，車(chē)上飲用水、酒水、水果、雨傘、相機(jī)等; 3、提前 2-4個(gè)小時(shí)安排旅游點(diǎn)入住酒店和就餐飯店。

五、送機(jī)，送站

1、離阿一天前為來(lái)賓購(gòu)買(mǎi)好機(jī)票，并交來(lái)賓審驗(yàn); 2、提前兩個(gè)小時(shí)購(gòu)買(mǎi)好禮品; 3、送機(jī)、送站兩個(gè)小時(shí)前，通知送機(jī)、送站領(lǐng)導(dǎo)和工作人員、司機(jī); 4、提前半個(gè)小時(shí)到一個(gè)小時(shí)到達(dá)機(jī)場(chǎng)或火車(chē)站; 5、工作人員辦理相關(guān)打包、托運(yùn)手續(xù)，并收回來(lái)賓電子客票(若機(jī)票由學(xué)院承擔(dān))。

六、收尾工作

1、及時(shí)核報(bào)差旅費(fèi); 2、未用完酒水、雨傘等，接待工作人員應(yīng)及時(shí)收回，并交辦公室統(tǒng)一保管; 3、完成來(lái)賓臨行前交辦的其它事宜。

會(huì)議接待有一個(gè)方案的話(huà)會(huì)很不錯(cuò)的，有規(guī)劃的進(jìn)行會(huì)議，這樣才會(huì)做的更加好。下面是由我為大家整理的“會(huì)議接待方案范本”，僅供參考，歡迎大家閱讀。

一、會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、組織會(huì)務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制定詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。

2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱(chēng)、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。

3、印刷會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。

4、大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。

5、大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。

6、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。

（1）懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟登。

（2）設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話(huà)筒，并保證音響效果。

（3）確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。

（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

（5）擺放適宜花卉。

7、后期服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車(chē)、醫(yī)療保健、文化娛樂(lè)、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

8、做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

9、進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

二、會(huì)務(wù)組織與服務(wù)工作

1、會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。

2、搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。

3、落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4、按預(yù)訂方案組織與會(huì)人員由前向后以此就座。

5、維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開(kāi)始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門(mén)，與會(huì)人員入座就緒，無(wú)關(guān)人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng)；開(kāi)會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

6、做好會(huì)議紀(jì)錄，寫(xiě)好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

7、組織照相。

8、為與會(huì)人員預(yù)訂車(chē)、船、機(jī)票等。

三、會(huì)議善后工作

1、會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車(chē)輛、送站人員等。

3、做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會(huì)議報(bào)道工作。

一、接待時(shí)間

20xx年x月x日—x月x日

二、接待地點(diǎn)

接送機(jī)地點(diǎn)：xx

下榻酒店：xxx

會(huì)議地點(diǎn)：xx大酒店會(huì)議廳

三、接待對(duì)象

嘉賓等一行人及其陪同人員

四、接待負(fù)責(zé)人員

總負(fù)責(zé)：接待辦

跨部門(mén)接待小組：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)組，行政組，宣傳組，保衛(wèi)組

五、接待前期準(zhǔn)備工作

1.制發(fā)邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)嘉賓，協(xié)調(diào)時(shí)間 2.食宿安排，提前預(yù)定 3.迎接車(chē)輛安排

4.迎賓（嘉賓到達(dá)前20分鐘，相關(guān)人員需做好迎賓工作） 5.相關(guān)接待人員，負(fù)責(zé)相關(guān)接待工作

六、機(jī)場(chǎng)接待

1.機(jī)場(chǎng)一層到達(dá)廳內(nèi)設(shè)接待處人員，根據(jù)來(lái)客乘坐的航班到達(dá)情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達(dá)電梯口等候，接到嘉賓后負(fù)責(zé)引導(dǎo)至接待處（簽到臺(tái)桌子規(guī)格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車(chē)。

2.在廊橋出口、候機(jī)廳二層到達(dá)電梯口及接待處放置簡(jiǎn)易歡迎標(biāo)語(yǔ)牌（80×180cm以下易拉寶）。

3.由服務(wù)科按照按正常要客接待程序接待。

4.對(duì)于重要領(lǐng)導(dǎo)等特殊客人，由團(tuán)省委提出要求，機(jī)場(chǎng)團(tuán)委負(fù)責(zé)申請(qǐng)辦理有關(guān)接待人員通行證，安排相關(guān)人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。

硬件附注：易拉寶2個(gè)（其中1個(gè)2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條„„

七、酒店入住

1.確定嘉賓入住時(shí)間，通知酒店接待人員提前做好相關(guān)準(zhǔn)備，確定房間住宿安排。

2.嘉賓到達(dá)酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

3.進(jìn)入酒店后，由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間。

4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領(lǐng)回房間。餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息，并問(wèn)詢(xún)是否需要叫醒服務(wù)。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.由接待人員引領(lǐng)嘉賓在入住酒店進(jìn)行用餐。由客房服務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)服務(wù)。

2.餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息，并問(wèn)詢(xún)是否需要叫醒服務(wù)。

九、會(huì)議前的籌備工作

1.選擇會(huì)議廳。根據(jù)會(huì)議參加人員的人數(shù)確定會(huì)議廳規(guī)模。

2.會(huì)場(chǎng)布置。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語(yǔ)。可在會(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花；為使會(huì)場(chǎng)更加莊嚴(yán)，主席臺(tái)上可懸掛國(guó)旗、黨旗或懸掛國(guó)徽、會(huì)徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一

3.會(huì)議前的接待禮儀。提前準(zhǔn)備禮儀人員做好相關(guān)接待工作。

4.會(huì)前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。

十、會(huì)議接待

1.歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導(dǎo)”

2.會(huì)場(chǎng)整理及布置

1）提前30分鐘清潔并布置會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)場(chǎng)整齊有序，空氣清新

2）擺放會(huì)場(chǎng)物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一，香煙可交于陪同人員級(jí)別最高者代為分發(fā)，調(diào)試投影儀，音響等設(shè)備，放映相關(guān)資料。

3.聯(lián)系陪同人員，講解員。根據(jù)客戶(hù)考察目的及需要，確定陪同人員并及時(shí)告知其準(zhǔn)備事宜，以便順利溝通：會(huì)談開(kāi)始前1小時(shí)，再次提醒相關(guān)人員 4.領(lǐng)導(dǎo)嘉賓到達(dá)會(huì)議廳，由禮儀引入會(huì)場(chǎng)就座。

十一、座談

1.企業(yè)宣講（集團(tuán)，產(chǎn)業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT） 2.技術(shù)交流（技術(shù)人員PPT講解，互動(dòng)）

3.會(huì)場(chǎng)服務(wù)（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定） 4.拍照（依重要程度，進(jìn)行拍照留檔） 5.攝像（依重要程度，進(jìn)行攝像留檔）

十二、會(huì)后服務(wù)準(zhǔn)備

做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。提前將場(chǎng)地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準(zhǔn)備。會(huì)后用車(chē)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排。

十三、會(huì)后服務(wù)

會(huì)議結(jié)束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)嘉賓送回入住酒店

一、會(huì)前

1.與會(huì)議主辦方洽談，了解會(huì)議要求及所需服務(wù)項(xiàng)目。

2.提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車(chē)票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息，并制定完備的會(huì)議預(yù)案書(shū)給會(huì)議方。

3.派專(zhuān)人協(xié)助客戶(hù)實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂(lè)等相關(guān)方面的情況。

4.確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二、會(huì)中

1.會(huì)議接待：專(zhuān)人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車(chē)站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。

2.會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。

3.會(huì)議場(chǎng)所：專(zhuān)人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢(xún)問(wèn)是否有特殊要求。

5.會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。

6.會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車(chē)、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。

7.會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。

8.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三、會(huì)后

1、結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專(zhuān)人與客戶(hù)進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。

2、資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶(hù)要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。

3、合影：會(huì)議期間參會(huì)人員集體合影，會(huì)議結(jié)束前沖印出來(lái)分發(fā)給每位與會(huì)人員以做留念。

為確保各項(xiàng)會(huì)議接待工作的順利進(jìn)行，特制定會(huì)議方案如下：

一、會(huì)議主題

待定

二、會(huì)議時(shí)間

20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、會(huì)議地點(diǎn)

Xxx-xxx-x酒店。

四、環(huán)境布置

（一）會(huì)場(chǎng)外區(qū)域布置

酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫(huà)面、LED屏宣傳、燈箱畫(huà)面、空飄。

（二）會(huì)場(chǎng)內(nèi)主要區(qū)域布置

1、機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站相關(guān)內(nèi)容橫幅、接機(jī)牌及鮮花。

2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會(huì)議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導(dǎo)示牌、桌簽、插花及橫幅。

五、會(huì)議內(nèi)容

第一板塊會(huì)議

（一）會(huì)議時(shí)間：20xx年x月x日、x日、x日

（二）會(huì)議地點(diǎn)：待定（200人會(huì)議廳）

（三）會(huì)議內(nèi)容：待定

（四）會(huì)議布置：1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

2）會(huì)議鮮花：講臺(tái)花、胸花、桌花

3）會(huì)議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

4）會(huì)場(chǎng)氛圍：水牌制作、背景噴繪畫(huà)面（x日、x日）無(wú)線麥若干、背景音樂(lè)、X展架

（五）會(huì)后合影：時(shí)間：在會(huì)議結(jié)束前，告知大家不要急于離場(chǎng)，按序下樓，在指定地點(diǎn)合影留念。

地點(diǎn)：xx酒店外的階梯上（階梯取代椅子）

可以給領(lǐng)導(dǎo)安排座椅，座椅上有貼領(lǐng)導(dǎo)的名字，可以對(duì)號(hào)入座。

第二板塊晚宴

（一）晚宴時(shí)間：20xx年x月x日晚（具體時(shí)間待定）

（二）晚宴地點(diǎn)：餐廳待定

（三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

（四）晚宴布置：室外：空飄（8個(gè)）（空飄內(nèi)容：）、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內(nèi)）。

室內(nèi)：舞臺(tái)搭建、舞臺(tái)背景噴繪畫(huà)面、舞臺(tái)裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

餐桌布置：餐桌桌花、臺(tái)簽（晚宴安排內(nèi)容介紹）

第三板塊會(huì)議接待

（一）工作內(nèi)容

1、會(huì)議流程策劃；

2、編撰、印刷會(huì)議接待手冊(cè)；

3、機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站等埠提供窗口接送機(jī)服務(wù)；

4、會(huì)議前期報(bào)名的接待、物品分發(fā)等；

6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務(wù)等工作；

7、提供會(huì)議期間車(chē)輛的調(diào)配、服務(wù)工作；

8、提供機(jī)（車(chē)）票的訂購(gòu)服務(wù)工作；

9、提供專(zhuān)業(yè)接待人員服務(wù)工作；

10、根據(jù)需要，提供其他公務(wù)活動(dòng)服務(wù)工作； 11、提供物流、土特產(chǎn)品代購(gòu)等其他服務(wù)工作；（二）、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé) 1、綜合協(xié)調(diào)組工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)總體接待方案的制定等文件編制工作；（2）負(fù)責(zé)與會(huì)代表團(tuán)信息收集、整理等對(duì)外聯(lián)系工作；（3）負(fù)責(zé)與組委會(huì)內(nèi)部的全面對(duì)接工作；

（4）負(fù)責(zé)落實(shí)省市、組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的接機(jī)（車(chē)）安排；

（5）負(fù)責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與人員溝通、協(xié)調(diào)工作；

（6）負(fù)責(zé)接待服務(wù)手冊(cè)的編制工作； 2、接待服務(wù)組

工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)嘉賓的接機(jī)工作，配有專(zhuān)業(yè)的大唐禮賓隊(duì)員手捧鮮花接機(jī)。

（2）負(fù)責(zé)對(duì)外具體聯(lián)系落實(shí)與會(huì)代表的初步行程、人數(shù)、往返時(shí)間、與會(huì)具體意向；

（3）負(fù)責(zé)為與會(huì)代表提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會(huì)議組織、考察游覽、物流等其他會(huì)議服務(wù)；

（4）根據(jù)嘉賓的實(shí)際情況，具體提供接送機(jī)、車(chē)站安排；酒店房間安排；參加會(huì)議活動(dòng)的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務(wù)活動(dòng)和三餐的具體安排；會(huì)議期間車(chē)輛的調(diào)配、機(jī)（車(chē)）票的訂購(gòu)；接待服務(wù)人

員的組織領(lǐng)導(dǎo)；

（5）負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準(zhǔn)備好的房間鑰匙登記名稱(chēng)后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進(jìn)入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會(huì)議流程等）

（6）負(fù)責(zé)會(huì)同綜合協(xié)調(diào)組完成接待服務(wù)手冊(cè)的編制工作； 3、服務(wù)保障組

工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動(dòng)安排，如：會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)拍照、會(huì)前投影儀調(diào)試、檢查對(duì)方資料（PPT）是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會(huì)議位置安排

（2）負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。

第四板塊會(huì)后考察

一、會(huì)后考察：

1、如果會(huì)議結(jié)束后，該會(huì)組委會(huì)有安排會(huì)議考察，請(qǐng)?zhí)崆按_認(rèn)人數(shù)和線路。我們會(huì)將出發(fā)時(shí)間、乘車(chē)地點(diǎn)及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。

2、如果會(huì)后考察屬于自愿報(bào)名，酒店大廳將設(shè)有會(huì)后考察線路報(bào)名咨詢(xún)點(diǎn)。（費(fèi)用自理）

二、當(dāng)?shù)赜斡[服務(wù)（20人或以上/車(chē)）（淡季報(bào)價(jià)）

xx

以上報(bào)價(jià)包含門(mén)票、車(chē)費(fèi)、導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)及三星級(jí)酒店住宿一晚30元標(biāo)準(zhǔn)正餐三次，20元標(biāo)準(zhǔn)早餐一次。

二、其他服務(wù)：

如果您還有其他服務(wù)需要幫忙，我們將為您提供更好的服務(wù)。

1、專(zhuān)業(yè)禮儀接待：按照規(guī)格提供專(zhuān)業(yè)禮儀或者大唐禮賓衛(wèi)隊(duì)員。

2、可提供代訂餐飲

3、訂票服務(wù)：將提前收集各位參會(huì)嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機(jī)票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機(jī)人員前往機(jī)場(chǎng)。接送機(jī)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

備注：會(huì)根據(jù)客戶(hù)航班到達(dá)時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)籌接機(jī)安排。

附：會(huì)議要求調(diào)查表。

一、會(huì)議報(bào)道之前的工作

1、與會(huì)議主辦單位確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期、會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議用水牌和布標(biāo)、到會(huì)的大致人數(shù)、使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式、會(huì)務(wù)組老師（或工作人員）到達(dá)日期（確認(rèn)航班或車(chē)次）、會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求（會(huì)議主辦單位內(nèi)容，到會(huì)講課老師的安排和待遇、接送問(wèn)題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會(huì)議安排的細(xì)節(jié)問(wèn)題、會(huì)后考察的具體行程安排）；同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會(huì)議的老師以供其參考，在推薦酒店的過(guò)程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會(huì)議要求的范圍內(nèi)。

2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置），落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車(chē)輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車(chē)）；落實(shí)會(huì)后考察行程的用車(chē)、導(dǎo)游、火車(chē)票、飛機(jī)票、地接社（只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂）。

▲會(huì)議場(chǎng)地要求：9個(gè)多媒體教室；容納2-300人左右

3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書(shū)面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場(chǎng)或火車(chē)站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車(chē)（公交車(chē)）方式告知會(huì)議主辦方；同時(shí)可再次與對(duì)方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無(wú)變化或是更改。

4、第三項(xiàng)（3、）工作完畢后可向行程用車(chē)單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車(chē)票、地接社作出相對(duì)準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對(duì)方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。

5、準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具（會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車(chē)輛使用的各類(lèi)標(biāo)識(shí)、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車(chē)次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會(huì)后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時(shí)通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱(chēng)和對(duì)于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。

6、通知酒店，會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房；同時(shí)通知接站的用車(chē)和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話(huà)、車(chē)型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號(hào)；同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱(chēng)和報(bào)到地點(diǎn)、乘車(chē)方式、酒店聯(lián)系電話(huà)、會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員

二、會(huì)議報(bào)到前準(zhǔn)備工作

1、入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用；同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問(wèn)題（如：會(huì)議用布標(biāo)、水牌、會(huì)議室、餐廳的情況）；將會(huì)務(wù)組標(biāo)識(shí)張貼好在容易看到的地方。

2、詳細(xì)了解本會(huì)議所用場(chǎng)所的位置【如:餐廳、會(huì)議室、會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。

3、相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會(huì)場(chǎng)布置情況、多媒體投影儀】。

三、會(huì)議期間的工作

1、會(huì)議在報(bào)到期間最重要的是【收費(fèi)】。在收費(fèi)過(guò)程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書(shū)面登記。

收費(fèi)過(guò)程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：

（1）確定學(xué)員情況

（2）根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用

（3）填寫(xiě)收費(fèi)【收據(jù)】不撕！

（4）收款

（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員

（6）填寫(xiě)報(bào)到表。

2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開(kāi)出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。

四、會(huì)議期間注意問(wèn)題

1、會(huì)務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。

2、會(huì)務(wù)組所用的書(shū)面文件需保存完好。

3、會(huì)務(wù)款的支出或相互來(lái)往必須以書(shū)面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。

4、.各人會(huì)務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險(xiǎn)安全的寄存

【溫馨提示】本次分享的會(huì)議接待時(shí)間安排表和會(huì)議接待時(shí)間安排表模板的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。