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導語：會議是行政管理工作中制定決策方向、促進貫徹落實、增進集思廣益、解決實際問題、提高效率水平的重要手段和途徑。科學地利用這一重要管理工具，不僅可以使會議本身高效成功，也可以提高會議議題所涉及的工作事項的效能。中西方管理學者們認為，提高會議效率的因素很多，時間管理就是其中的一項重要因素。掌握時間安排技巧，避開低效率時間對提高會議效率大有裨益。
高效的會議時間管理技巧一、會議日程安排
管理者因工作需要經常要參加各類會議，合理的安排會議日程十分必要。日程安排是召開會議最重要的部分之一。
首先，把握好會議總量的統籌
現代管理學之父彼得·德魯克曾指出：一個企業的經理如果用超過25%的時間開會，就是一種病態組織的表現。由此可見，對于中基層管理者而言，會議所占工作總量的比重應更少。精簡會議可以采用很多方法，如合并整合會議、充分的會前溝通、減少務虛的會議、采用比開會更好的方式等。
其次，把握好會議召開日期的統籌
依據人體生物鐘的規律，人在不同時期精神狀態和注意力集中度是不同的。最好避免在漫長的假期、一個星期的開頭和結尾召開會議，主要參與者出差當天或返回當天最好不要召開非緊急會議。
加拿大心理學家麥吉爾大學教授德比·莫斯考維茨曾畫出了一幅一周工作節律圖。根據她的研究，人們在一周之內從事不同任務，其效率會有很大不同。星期一適合布置、分派本周的任務、規劃，設定目標，不適合處理矛盾。因此，周一可安排例會，但不適合安排中心組重要辦公會議。周二效率最高，可安排專題研討會，解決工作中難啃的骨頭。周三思維活躍，心情較好，適合制定戰略決策，是高層召開重要會議的最佳時機。周四人變得最通融，可交流思想、解決爭議，適合召開座談會、總結會。周五人易冒險和過激，一般應少開會。
再次，把握好會議類型的統籌
對各類會議按重要程度排序，上級單位組織召開的緊急重要會議應首先考慮，預留時間;例行會議合理安排周期;臨時會議務求精練緊湊。
最后，把握好會議制定計劃的統籌
每年年初或年底由指定部門根據上級指示精神和本單位實際情況提出召開本單位各類會議的計劃。
二、會議時間安排
(一)科學地擬定會議召開的時間。首先，需了解一天當中何時開會較為妥當。一般來說，上午人神清氣爽、注意力集中，適合開會。隨著時間的推移和工作對人精力的消耗，下午人的耐心和專注性被漸漸地消磨，需要快速得出結論的會議最好安排在下午。也可考慮把午餐融入在會議之中，午餐開會既有優點也有缺點，共享食物是聯系人們之間感情的一種方法，會議與午餐結合在一起強調了人的社交性，在充滿民主氛圍的會議上發給與會者一些茶點、果盤就可以起到氣氛輕松融洽的作用。
其次，會議召開的'時間點不易在上下班前后半小時。因為這時人的注意力也較為分散。哈佛時間管理理論認為：開會的時間可以采用“零數效應”。人的生物鐘在整點的時候會提醒自己的作息安排，把會議召開的時間設定為整點后十至十五分鐘這樣的零數時間，便于整點時人本能地提醒自己做下一項工作，這樣大大地減少了遲到的概率。
再次，在選擇開會時間的時候，應當確保決策者和絕大多數參與者能夠出席。可以提前征詢，供參會者選擇時間。
最后，考慮會議召開期間的自然因素，如天氣、氣溫、設備、通訊等情況，以免不可抗力出現后，受消極因素的影響，與會者無法安心開會。
(二)科學地擬定會議持續時間。據心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45分鐘至60分鐘，超過這個時間，人最容易精神分散，超過90分鐘則普遍感到疲倦，所以應把握好每一次召開會議的時間。如果會議需要較長時間，則應在會議中途安排休息。不同會議類型決定了會議時間長短，大型會議一般會期不宜超過2天，專題會、研討會可2小時左右，總結會通常約略短至1小時左右，例會短小精悍，以十分鐘左右為宜。
三、會議進程安排
在注重生產效率的美國和日本的一些大型企業里，通常會核算會議的成本。會議成本=X+2×3×J×N×T。X表示顯性成本的總和，即會議明顯的耗費，如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務人員的工資等。J代表與會人員每小時平均工資;3表示勞動產值要遠比職工工資高;2表示會使經常性的工作和生產中斷，損失應以此計;N表示參加會議人數，T代表會議時間(小時)。按此公式可計算出為了召開此次會議導致暫停生產所付出的代價。開會時，將這一計算過程和結果粘貼在會議室的門口，提醒與會者提高會議效率。為了使會議安排得緊湊有序，應在會前、會中、會后做好以下事項：
(一)會前。預留出充分的準備時間，因為許多成功的會議都在會前的充分準備和有效溝通方面下足了功夫。預設出會議的程序、評估會議內容所需時間并于會議開始時告知與會者。在會議室預備時鐘、鬧鐘、計時器等。大型會議需提前5分鐘入場。
(二)會中。1.合理安排會序。開會伊始，與會者精神狀態最佳，一般應將重要的議題安排在議程前面。但是，如果會前發現有些重要議題在與會者之間存在爭議，需要在與會者之間建立和諧融洽的關系，提升凝聚力，這時可考慮用次要議題提前做鋪墊，把沖突放在后邊，以利達成共識。2.限制與會者發言時間。對于“馬拉松”式的發言應制止，已經取得一致的意見要及時歸納“拍板”，發現跑題現象應及時鞭策，出現沉默應適當啟發，這樣才會使會議主題明確、高效實際。即時性會議可以站著進行并不備茶水，使其不得不簡明扼要。
(三)會后。德國心理學家艾賓浩斯研究發現的著名“艾賓浩斯遺忘曲線”告訴我們，遺忘的規律是先快后慢，特別是48小時后會遺忘75%。鑒于此，會后應及時整理會議記錄，將有關情況反饋給相關部門，請求簽批。會議的決議應及時以公告、文件、網站等形式對外發布。因為有些重要的會議會引起未參會人員的關注，如果不及時從正規渠道發布，參會者可能會打探小道消息，以訛傳訛，捕風捉影，曲解會議精神和決議，散步負面信息，帶來不必要的麻煩。最后，及時做好會議資料的歸檔工作。
四、會議通知安排
會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體。會議通知的種類和方式多種多樣，如當面告知、打電話、發傳真、發電子郵件、QQ群、郵遞、招貼、廣播、登報、公告等。通知的內容應包括會議的時間，即開始時間、報到時間、結束時間、發出通知的時間等。
要恰當地選定會議通知的發送時間。如發送過早，容易被人忘記，如發送過晚，與會人員準備不足，影響會議效果。會議通知的發送應讓與會者在接到通知后，能夠從容做好赴會準備，并能準時到達會議場所。
重要的會議需要設定會議通知收到回復的時間。確定下發會議資料、收集會議案例、會議報名的時間。應在會議召開前再次詢問、確認會議關鍵人是否赴會。如遇特殊情況，會議改期應通過電話逐一通知或書面登記通知。
總之，會議的時間技巧由會議本身的特點和人的生理、生活規律決定。只有順應并準確地把握利用這些特點和規律，才能使會議變得高效成功，進而提升工作效率。
關于切實精簡會議、壓減文件簡報的若干規定
為認真貫徹落實中央八項規定、省市縣十條規定，提高行政機關工作效能，根據中央和省市關于精簡會議、文件和簡報的相關規定，結合工作實際，特作如下規定：
一、認真落實會議審批制度。召開的各類會議要嚴格按程序報批，未列入會議計劃、未履行審批程序的會議，一律不得召開。
二、堅決控制會議數量。縣委、縣政府已經發文部署的工作，原則上不再召開會議進行部署，全縣性會議原則上每季度不超過2次，每周3天為無會日。各部門、各單位召開的研究部署全局性問題的工作會議，原則上每年不超過1次。無具體任務的會議一律不開，能合并召開或套開的會議一律合并召開或套開，能采用電視和網絡視頻會議形式一次性傳達、部署到基層的，不集中或層層召開大會;中央或省市召開的電視電話會議，原則上在縣上分會場對貫徹會議精神做出安排，不再另行開會。
三、嚴格控制參會范圍。四大班子聯席會參會人員為四大班子全體縣級領導，列席會議人員根據會議議題確定。縣委常委會參會人員為縣委常委，固定列席會議人員為縣人大黨組書記、縣政協黨組書記、縣委辦公室主任，在研究討論縣政府黨組的議題或重大工作時，縣政府分管副縣長可列席會議，其他列席人員根據會議議題確定。縣委中心組學習會參會人員為四大班子全體縣級領導、法檢兩長、公安局長、高配鄉鎮黨政主要領導，列席會議人員根據學習需要確定。縣政府常務會參會人員為縣長、副縣長、縣政府辦公室主任，固定列席人員為縣政協副主席、不是縣委常委的武裝部長(政委)、監察局長、財政局長、人社局長及有關規定必須參加會議的人員，其他列席人員根據會議議題確定。各類會議參會人員必須按照相關規定確定，一般不得隨意擴大參會范圍。
四、嚴格控制會議規模。部門和非常設性議事機構(領導小組、聯席會議等)不以縣委、縣政府名義召開工作性會議;縣委、縣政府召開的專業性會議，原則上只安排分管領導出席;部門召開的專業性會議，縣上領導一般不出席;要求鄉鎮黨政主要領導參加的會議，需報縣委、縣政府主要領導批準。縣委辦公室、縣政府辦公室不得為部門代發會議通知。
五、大力壓縮會議時間。要開短會、講短話、講實話，力戒空話、套話，縣委、縣政府召開的大會，原則上同一內容只安排一位領導同志講話，會議時間原則上不超過90分鐘(黨代會、人代會、政協會等一類會議和學習培訓除外)。部門召開的全縣性會議，會期一般不超過半天，參會人員一般不超過100人，一般不得要求鄉鎮黨政主要負責同志參加。
六、嚴格控制文件數量。凡國家法律法規已作出明確規定的、中央和省市已有明確要求的，現行文件規定仍然適用的，一律不再發文;內容與已發文件重復、沒有新的內容、操作性不強的，不再發文;可發可不發的文件，一律不發。對中央、省、市、縣公開發布的文件，沒有要求各部門、各鄉鎮提出貫徹意見的，原則上不再轉發或另發對應文件。縣委、政府領導同志在各種會議上的講話原則上不再印發。縣級議事協調機構年度工作要點和一般性工作會議紀要、辦理具體工作事務的文件，縣委辦公室、縣政府辦公室原則上不再轉發。
七、嚴格控制發文規格。能以縣委辦公室或縣政府辦公室名義印發的文件，不以縣委、縣政府的名義印發;由部門發文或幾個部門聯合發文能夠解決的，縣委、縣政府(含縣委辦公室、縣政府辦公室)不再轉發或印發。
八、嚴格規范文件制發。縣委辦公室、縣政府辦公室經縣委、縣政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位在職權范圍內可以向下級相關部門行文，但不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委政府提出指令性要求，不得要求各鄉鎮黨委、政府報文。
九、嚴格規范文件報送。各鄉鎮、縣屬各部門不得多頭報文，屬于黨委(黨組)職權范圍內的工作，以黨委(黨組)名義報縣委;屬于政府職權范圍內的工作，以政府或部門名義報縣政府;屬于黨委和政府職能部門職權范圍內的工作，直接報送上級主管部門。各部門報送縣委、縣政府的文件、簡報，不符合行文規則、格式不規范的文件，縣委辦公室、縣政府辦公室一律不予受理。報送上級部門的文件要嚴格履行領導審簽程序，未經審簽的'文件一律不得上報。
十、嚴格控制文件數量。通過媒體公開發布的文件，除印少量存檔外，不再印發。非常設機構成員因工作或職務變動不再擔任成員的，由成員單位接任工作人員替補，不再另行發文。可用函件、電報等形式的，不發正式文件。
十一、嚴格規范文件處理。各鄉鎮、縣屬各部門報縣委、縣政府的報告、請示等上行文，統一由縣委辦公室、縣政府辦公室按程序辦理，無特殊情況不得越級請示問題，不得以單位名義向領導個人直接呈送文件(縣委、縣政府主要領導同志直接交辦的事項除外)。在確保符合保密管理要求的前提下，可采用電話、傳真等方式呈領導審批文件;緊急件可同時分送領導審批。
十二、嚴格控制公文篇幅。請示類的不超過1500字;報告類的，專題報告不超過3000字，總結報告不超過5000字，調研報告不超過4000字，超過4000字以上的應有內容摘要;意見不超過3500字，簡報不超過1500字。
十三、嚴格控制簡報數量。各部門報縣委、縣政府的簡報原則上只保留1種。緊急信息類簡報，嚴格按照規定的時限要求，在第一時間報送。各部門內設機構和下屬單位的簡報，一律不報送縣委辦公室、縣政府辦公室;各部門的專項簡報，除分管領導外，一般不向縣委、縣政府其他領導報送。
十四、加強監督檢查。縣委辦公室、縣政府辦公室將定期對各鄉鎮、各部門會議精簡情況進行監督檢查，對文件簡報把關不嚴、數量反彈、違反程序的，要及時進行通報，責令整改。財政、審計部門要加大監督檢查力度，嚴格審核會議經費支出。
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1.規范發文報批程序。市委各部門需以市委或市委辦公室名義發文的，須向市委報送正式請示，經市委分管領導同意后，由市委辦公室與擬文部門聯系辦理。市直各單位需以市政府或市政府辦公室名義發文的，向市政府報送正式請示，經市政府分管領導同意后，由市政府辦公室與擬文單位聯系辦理。需市委、市政府（或兩辦）名義聯合發文的，按隸屬關系向市委或市政府報送正式請示，由市委辦公室或市政府辦公室按程序辦理。除特殊情況外，部門不得向市委、市政府領導個人報送代擬文稿。未經市委辦公室或市政府辦公室辦理和審核的代擬文稿，市委、市政府領導不予閱批，退市委辦公室或市政府辦公室按規定程序辦理。
2.嚴格控制發文數量。市委、市政府發文要堅持圍繞全市中心工作，有的放矢，注重實效，切實解決實際問題。可發可不發的文件，堅決不發。凡法律、法規和規章已有明確規定的，不再發文；中央、省級文件、電報已發至縣團級，或已公開發表、要求具體明確的，市里一般不再轉發或另發貫徹意見；凡能通過電話、傳真、政務網解決問題的，不再印發文件。市委、市政府文件原則上不在各種會議上發放。
3.嚴格控制發文規格。凡貫徹黨中央、國務院和省委、省政府文件精神需要發文的，發文規格原則上與中央、省下發的文件相對應，一般只重點寫明具體貫徹措施，不重復上級文件的內容和要求。凡可以市委辦公室、市政府辦公室（或兩辦聯合）名義發文的，不以市委、市政府（或市委、市政府聯合）名義發文。凡屬部門職責范圍內的工作，由部門發文，一般不再由市委、市政府批轉或由市委辦公室、市政府辦公室轉發。凡屬政府職權范圍內的工作，不以黨政聯合行文。部門發文內容涉及下級黨委、政府的，報經市委、市政府分管負責同志同意后，可在部門發文中注明“經市委、市政府負責同志同意”。各種領導小組、委員會等非常設機構在其職責范圍內作出的工作部署，應自行發文。
4.提高擬制公文質量。倡導清新簡練的文風，加強文件的針對性、指導性和可操作性，盡量減少關于重要性或意義的一般性論述，做到意盡文止、條理清楚、文字精煉。普發類文件一般不超過3000字。市委《余辦通報》一般只摘要刊登市委書記、副書記及常委在全市綜合性重要會議上的講話，市政府“余府閱字”文件一般只摘要刊登市長、副市長在市政府重要工作會議上的講話，原則上均不超過4000字。領導同志的講話一般不稱“重要講話”。凡領導同志講話的主要內容已見報，或已印發會議材料的，不另行發文。
5、加快電子政務建設。整合辦公自動化資源，創新公文處理方式，積極推進電子黨務和電子政務建設，加快建設全市黨政機關電子公文傳輸系統，逐步擴大電子公文使用范圍，減少紙質公文數量。
6.壓縮各類簡報內刊。認真清理各類簡報和內部刊物，凡未經市委辦公室、市政府辦公室同意，不得向市委、市政府領導直接報送簡報和內部刊物。未經批準的由市委辦公室、市政府辦公室予以退回。
二、從嚴控制各類會議，著力轉變會風
7.嚴格會議審批程序。部門以市委（市政府）名義召開的全市性工作會議，必須在召開前10天內與市委辦公室會議科（市政府辦公室秘書一科）聯系辦理，報市委（市政府）分管負責同志審批，由市委辦公室（市政府辦公室）行文通知。部門以市委、市政府聯合名義召開的全市性工作會議，由承辦單位與市委辦公室會議科聯系辦理。未經市委辦公室、市政府辦公室審核辦理，直接邀請市委、市政府領導出席會議的，市委、市政府領導應不予批準，退市委辦公室、市政府辦公室按規定程序辦理。
8.減少各類會議數量。凡可通過電話通知等方式解決問題的，一律不開會。可由部門開的會議，不以市委、市政府名義開；可合并開的會議不單獨開；可一次性開的會議不層層開。對于省、市已經發文部署的工作，原則上不再以市委、市政府名義召開會議進行部署。對黨中央、國務院和省委、省政府召開的電視電話會議，需要以會議形式進一步貫徹落實的，盡量在會后直接進行安排部署，市里不再重復召開貫徹落實工作會議。部門召開的全市性工作會議每年不超過1次；確需增加的，應向市委、市政府報送專題請示。
9.嚴格控制會議時間。除市黨代會、市委全委會、市委常委（擴大）會議、市政府全體會議、市政府常務（擴大）會議等重要會議外，以市委或市委、市政府名義召開的大型綜合性會議，一般不超過半天，最長不超過1天。全市性專項工作會議會期一般控制在半天以內。同一個會議一般只安排1名領導作主體講話，時間控制在90分鐘以內，其他領導講話時間控制在40分鐘以內；安排大會典型發言不超過5名，每人發言時間控制在8分鐘以內。
10.嚴格控制會議規格。除綜合性大會和有關重要會議外，一般不安排市四套班子領導集體出席，與會議內容無關的領導不陪會。部門召開的會議原則上只安排分管市領導出席，其他領導同志不陪會。凡省里由部門召開的會議，市里不得升格為市委、市政府的會議。未經市委、市政府主要負責同志批準，部門召開的會議不得要求各縣（區）黨政主要負責同志參加。
11.嚴肅整頓會風會紀。經批準召開的全市大中型會議，各地、各部門必須按要求指派人員參會，不得代會。因特殊情況不能出席的，須書面報送市委辦公室或市政府辦公室，呈相關市領導批準。與會人員不得缺席、遲到、早退，應保持會場安靜。市委辦公室、市政府辦公室要將會議情況及時印發督查專報予以通報。除會議統一發放的文件、材料外，不得再發放各種參考材料、宣傳材料、畫冊郵冊及其他紀念品等。
三、規范領導公務活動，深入整頓作風
12.精簡公務事務活動。市領導同志公務活動均由所在機關辦公室負責安排，未經同意，各部門不得安排或直接邀請市領導同志參加活動。市四套班子領導集體出席的活動由市委辦公室統籌安排。各種開業剪彩、奠基、頒獎活動等，原則上市委、市政府不具名祝賀，市領導不出席。確需市領導參加的，根據分工，請示分管領導出席。春節期間，黨政機關之間不組織相互拜年、走訪等活動。
13.規范領導公務活動。市領導到基層調查研究、檢查工作要輕車簡從。嚴格控制陪同人員，由縣（區）或部門對口的領導陪同，原則上不超過3人。市級領導日常公務活動，包括到基層指導工作、調查研究、現場辦公等，原則上不作單獨宣傳報道，可結合各時期中心工作進行綜述式報道。市級領導陪同上級領導或外市黨政代表團視察、考察活動以及節日期間慰問活動等，一般只作綜合報道。
14.減少各類檢查活動。未經市委常委會議或市委書記辦公會議、市政府常務會議批準，一律不得以市委、市政府名義組織督查、檢查、考評和表彰活動。以部門名義組織的全市性督查、檢查、考評和表彰活動，須經市委辦公室、市政府辦公室協調并報分管負責同志批準。
各地、各部門要充分認識進一步精簡文件、會議和領導同志公務活動的重要性，嚴格執行本規定，并結合實際，積極探索精簡文件、會議和領導同志公務活動的新路子。各級黨政主要負責同志要切實改進領導方式和工作方法，以身作則，率先垂范，遵守各項制度和規定。市委辦公室、市政府辦公室將對本規定執行情況進行督促檢查。
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